86 prosent av de tillitsvalgte i Juristforbundet svarer at det gjennomføres arbeidsmiljøundersøkelser på deres arbeidsplass. 8,7 prosent svarer det ikke gjennomføres slike undersøkelser, mens 5,4 prosent ikke vet.

Videre svarer en stor andel (66 prosent) at disse arbeidsmiljøundersøkelse er nyttig i noe grad. 22 prosent mener de er nyttige eller svært nyttige, mens 17 prosent mener de er svært lite eller lite nyttige.

- Denne typen funn er nok ikke uvanlige, sier Jon Anders Lone, som har skrevet boka «Medarbeiderundersøkelse – en praktisk håndbok» sammen med professor Thomas Hoff.

Lone har en doktorgrad i organisasjonspsykologi og driver i dag EBHR, et ledelseskonsulteringsselskap som spesialiserer seg på lederutvikling og medarbeiderundersøkelser.

Han forteller at når medarbeidere blir spurt om hva de fikk ut av slike undersøkelser og om det har blitt iverksatt konkrete målrettede forbedringstiltak svarer en del at de har fått lite ut av det og at slike tiltak ikke er iverksatt.

- Men det betyr ikke nødvendigvis at det stemmer. Kanskje oppfatter ikke de ansatte at endringer er knyttet til en slik undersøkelse eller så er det kanskje iverksatt tiltak rundt enkeltpersoner som resten av de ansatte ikke trenger eller skal vite om, sier Lone.

Denne saken ble publisert i Juristens temautgave om tillitsvalgte - les flere saker fra utgaven her

- Uutnyttet potensiale

Lone mener det er mye uutnyttet potensiale i undersøkelsene. Han forteller at mange er flinke til å gjennomføre undersøkelser, identifisere hva de ønsker å gjøre noe med og til slutt ofte sette opp en tiltaksplan.

- Men for mange stopper det opp der. Når man spør et halvt år etterpå er det omtrent ingen som husker hva de skulle gjøre. De blir tatt av hverdagen og lederne har mye annet som de også må bruke tiden på, sier han.

Hans første råd er å sørge for at det velges undersøkelser som er faglig kvalitetssikret og måler relevante ting.

- Her kan tillitsvalgte og amu spille en viktig rolle og engasjere seg i dette fra start, mener han.

Videre bør tillitsvalgte følge opp og oppmuntre ledelsen til å hente ut det de kan av resultatene, og ikke bare gjennomføre undersøkelsene fordi de må, oppfordrer Lone.

- Her vil det naturligvis være mange faktorer som spiller inn, som for eksempel hvor stor virksomheten er. Store konsern med store HR-miljøer er ofte drevne på dette, mens det kan være mer utfordrende for små bedrifter, sier han.

Han mener de tillitsvalgte også kan spille en viktig rolle når undersøkelsene skal utarbeides i form av å spille inn ting de mener er viktig å sette søkelyset på.

- Hva er formålet? Hva skal egentlig undersøkes? Det er viktige spørsmål en tillitsvalgt bør stille. Det er lett å tenke at man er enige, men ofte har man ulik forståelse.

Ifølge Lone har mange lett for å tenke at de er annerledes enn andre virksomheter, men selv om det stemmer at alle har sine særtrekk, er det likevel en del grunnleggende forhold som er relevante for de fleste.

- Får du som ansatt være med å medvirke, har du en god relasjon til kollegaene dine, hva med sjefen? Får du brukt kompetansen din, vet du hva du skal gjøre? Dette gjelder alle, mens noen virksomheter også vil være opptatt av spesifikke ting som er viktig for dem. Som sikkerhet i offshore for eksempel, sier Lone.

Svarprosent

Hvor mange som velger å svare på undersøkelsene varierer veldig fra arbeidsplass til arbeidsplass, og kan være påvirket av hvordan de ansatte oppfattes at resultatene brukes eller ikke brukes.

- Hvis det bare handler om å få det gjort fordi man må og de ansatte opplever at resultatene blir liggende vil man miste tillit over tid. En annen grunn kan være at det ikke er forklart godt nok hva disseundersøkelsene er og hva de brukes til.

- En tredje grunn til lav svarprosent kan være at det ikke oppleves relevant, og en fjerde grunn kan være at noen er redd de ikke er anonyme nok og at personvernet ikke er godt nok ivaretatt, sier Lone.

Han har sett eksempler på at arbeidsmiljøundersøkelser brukes på destruktive måter, for eksempel til å kunne kvitte seg med en leder.

- Tillitsvalgte kan bidra med å kvalitetssikre undersøkelsen, men også til å få opp svarprosenten ved å forklare hvor viktige slike undersøkelser er. Konsekvensene av å ikke gjøre noe er ofte større enn an tror.

Når undersøkelsen er gjennomført er det viktig å finne frem til konkrete tiltak som kan gjennomføres.

- Hvis det krever veldig mye tid, penger og man er usikre på hva målet faktisk er, bør man stoppe opp og tenke litt, sier han.

Se Lones fire tips til hva de tillitsvalgte kan bidra med i forbindelse med medarbeiderundersøkelser i faktaboksen.

Kartla 100 virksomheter

Statens Arbeidsmiljøinstitutt (STAMI) bruker spørreskjema som en del av sin forskning, og instituttet tilbyr kartlegging gjennom noen av forskingsprosjektene.

- Mange virksomheter velger å kjøre arbeidsmiljøundersøkelser som en del av en internkontroll ettersom de er lovpålagt å kartlegge også det psykososiale arbeidsmiljøet, sier Jan Shahid Emberland, seniorrådgiver i arbeidspsykologi ved instituttet.

Han forteller at mange velger å bruke spørreskjemaer og at han har inntrykk av at de fleste outsourcer oppgaven. Selv har Emberland vært med på et mangeårig prosjekt hvor de kartla omtrent 100 virksomheter.

Målet med prosjektet, som startet i 2004, er å kartlegge norske ansatte over tid for å se hvordan det gjøres og hvordan kravene forandrer seg over tid, slik at de kan gi nyttig tilbakemeldinger til virksomhetene.

De har kartlagt noen flere private enn offentlige virksomheter, men de offentlige er gjerne større med flere ansatte. Virksomhetene ble kartlagt annethvert år over 12 år. Størsteparten av arbeidstakerne var kontoransatte.

- Det er viktig at virksomhetene ikke bare spør om ting de selv tror er viktig, men også om ting de ikke visste at de lurte på. Da vil det være lettere å fange opp utfordringer man ikke på forhånd var klar over, sier Emberland

- I tillegg vil man også bedre få belyst hva som fungerer godt. Det er også viktig.

Omorganisering og mobbing

Emberland forteller at forskningen viser at det er funnet spesifikke krav eller psykososiale faktorer som peker seg ut som spesielt viktige å kartlegge.

- Det handler om en del helseplager og mulighet for å kunne si noe om risiko for ulike helseplager og eventuell uførhet, sier han.

- Et annet viktig område er mobbing og trakassering, og det ser vi mange har fokus på. Det hender ofte ledelsen vet en del om saken når det dukker opp i undersøkelser.

Andre ting som ofte slår ut på arbeidsmiljøundersøkelsene er omorganiseringer.

- Det hender vi ser at ting utvikler seg til det bedre, men plutselig er det en endring ved tredje eller fjerde kartlegging. Det kan for eksempel være omorganiseringer. Det ser vi ganske ofte.

Emberland påpeker at de gjennom prosjektet har sett at responsen er like stor eller bedre andre og tredje gang undersøkelsen gjennomføres, noe han mener kan tyde på at de ansatte mener dette er nyttig.

Selv om STAMI bidrar til å gjennomføre undersøkelsene, er det likevel virksomhetene selv som må følge opp og identifisere viktige tiltak på bakgrunn av resultatene.

– Vi anbefaler ofte å peke ut to til tre forbedringsområder og gjerne to eller tre bevaringsområder. Og så må man vurdere om hva som bør gjøres og hvordan, sier Emberland.

- Ikke gap over for mye av gangen, og man bør unngå å tenke at svarene på undersøkelsen er et svar på hva som bør gjøres. Første steg er å identifisere utfordringer. Men, til syvende og sist er det virksomhetene sammen med tillitsvalgte og ansatte som må ta tak i de tingene som er utfordrende, sier han.

Noen råd til hva tillitsvalgte kan bidra med i forbindelse med medarbeiderundersøkelser:

1. Valg av leverandør og undersøkelse.

- Sikre at leverandøren kan dokumentere at undersøkelsen måler det den utgir seg for å måle. Det finnes både kompetente leverandører med kvalitetssikrede og forskningsbaserte undersøkelser, og mindre seriøse aktører på markedet.

- Sørg for at undersøkelsen kartlegger arbeidsmiljøforhold som er av særskilt betydning for virksomheten og/eller bestemte yrkesgrupper i virksomheten.

2. Informasjon 

- Se til at alle ansatte får informasjon om undersøkelsens formål, innholdet i undersøkelsen, ivaretakelse av personvern, og prosess for oppfølging av undersøkelsen.

3. Deltakelse og svarprosent

- Bidra til oppslutning omkring undersøkelsen slik at flest mulig besvarer undersøkelsen. Svarprosenten på undersøkelsen er viktig både for at resultatene undersøkelsen skal være representative og oppfattes som legitime. Dette er en viktig forutsetning for at resultatene fra undersøkelsen kan brukes til forbedrings- og utviklingsarbeid. 

- I noen virksomheter er det ansattgrupper med mindre tilgjengelighet til PC, og det er viktig at disse både fårinformasjon om undersøkelsen, og mulighet til å besvare undersøkelsen, enten via tilgang til PC-rom, ved hjelp av mobil, nettbrett, eller gjennom andre praktisk gjennomførbare løsninger.

4. Oppfølging

For at medarbeiderundersøkelsen skal ha en verdi og kunne brukes til systematisk utviklingsarbeid, er oppfølgingen av undersøkelsen helt avgjørende. AMU bør følge nøye med på følgende:

- at det er lagt en god plan for oppfølgingen av undersøkelsen 

- at oppfølgingen sikrer tilstrekkelig involvering av de ansatte

- at man gjennomfører avdelingsvise/seksjonsvis møter hvor leder og medarbeidere diskuterer  resultater og tiltak 

- at det faktisk gjennomføres konkrete og målrettede tiltak, både lokalt i avdelinger/seksjoner, og på overordnet nivå i virksomheten.

Kilde: Jon Anders Lone