Hjemmekontor – praktiske og rettslige problemstillinger

Som følge av koronasituasjonen har helsemyndighetene anbefalt hjemmekontor så langt det er mulig. For mange av Juristforbundets medlemmer har dette medført at de enten har blitt pålagt hjemmekontor eller har blitt oppfordret til det.

Vi erfarer at økt bruk av hjemmekontor reiser nye problemstillinger, både av praktisk og rettslig art. Vi vil forsøke å belyse disse noe nærmere i denne artikkelen.

Enkelte av problemstillingene er det ikke noe klart svar på, men må vurderes helhetlig ut fra arbeidsretten og den samfunnsmessige situasjonen vi befinner oss i.

Før korona-krisen gjennomførte Company Pulse på vegne av Juristforbundet en undersøkelse som kartla juristers arbeidsmønster. Denne viste blant annet at jurister i en normalsituasjon bruker hjemmekontor mindre enn andre kontorbaserte yrker.

Mulighet for hjemmekontor er ofte noe arbeidsgiver tilbyr arbeidstakere som en del av en fleksibel arbeidstidsordning. Noen arbeidstakere benytter seg av muligheten for hjemmekontor på jevnlig basis, noen bruker hjemmekontor på kvelder og i helger, mens andre aldri arbeider hjemmefra. Enkelte virksomheter har innrettet seg slik at antall fysiske arbeidsplasser er lavere enn antall arbeidstakere, med en forutsetning om at arbeidstakerne jevnlig arbeider fra andre steder enn kontoret.

Arbeidsgivers pålegg om hjemmekontor

Loven regulerer ikke særskilt bruk av hjemmekontor. Muligheten til å bruke hjemmekontor følger gjerne av arbeidsavtale, personalhåndbok eller annen avtale.

Dersom det ikke er regulert, må det antas at arbeidsgiver har adgang til å regulere bruken av hjemmekontor gjennom styringsretten. Denne defineres som arbeidsgivers rett til å organisere, lede, fordele og kontrollere arbeidet.

I den nåværende situasjonen hvor myndighetene har gitt en klar oppfordring om bruk av hjemmekontor, må det antas at arbeidsgiver innenfor en midlertidig periode kan pålegge dette, såfremt det lar seg kombinere med de arbeidsoppgavene som skal utføres.

For de som av ulike grunner ikke ønsker eller kan ha hjemmekontor, for eksempel på grunn av helsemessige forhold, anbefaler Juristforbundet at partene har dialog om å finne en god løsning. Enkelte virksomheter er definert til å ha en særskilt samfunnskritisk rolle. For disse gjelder egne regler, også for hjemmekontor.

Rettslige rammer for bruk av hjemmekontor

Hvilke rammer som gjelder for bruk av hjemmekontor, følger gjerne av arbeidstakerens avtalte arbeidsordninger, jf. ovenfor. Det varierer hvordan bruken av hjemmekontor praktiseres.

Dersom det ikke finnes gode, praktiske ordninger for bruk av hjemmekontor, anbefaler vi at den tillitsvalgte og verneombud drøfter hvordan hjemmekontor kan gjennomføres på en hensiktsmessig måte. Dette vil sikre forutsigbarhet og likebehandling.

I en vanlig arbeidshverdag vil det normalt være tilstrekkelig at hjemmekontor avklares med arbeidsgiver i forkant. At arbeidstakeren er gitt en mulighet til å ha hjemmekontor, innebærer ikke at arbeidstakeren kan kreve å ha det. Arbeidstakerens behov må vurderes opp mot virksomhetens behov. Dette gjelder også arbeidsordninger som følge av koronasituasjonen..  

Rettigheter og plikter ved bruk av hjemmekontor

Det finnes en egen forskrift om arbeid som utføres i arbeidstakerens hjem. Det følger av forskriftens § 1 at forskriften ikke gjelder for «kortvarig eller tilfeldig arbeid». Hjemmekontorsituasjonen på grunn av koronapandemien er av usikkert omfang. Selv om den kan trekke ut i tid, må det antas at pålegget om hjemmekontor i de fleste tilfellene vil være en midlertidig løsning. Nåværende hjemmekontorløsning skyldes en akutt samfunnsmessig situasjon av kortvarig omfang, og forskriften kommer derfor ikke til anvendelse.

De generelle rammene om arbeidsmiljø som følge av arbeidsmiljøloven gjelder for alle arbeidstakere, også de som jobber fra hjemmekontor.

Det betyr blant annet at arbeidsgiver har ansvaret for å ivareta et fullt forsvarlig arbeidsmiljø for arbeidstakerne. Ansvaret innebærer eksempelvis at arbeidsgiver innenfor visse rammer må legge til rette slik at arbeidet fra hjemmekontoret ikke fører til plager, skader eller sykdom hos arbeidstakerne.

Hvor langt ansvaret strekker seg, beror på en tolkning av den konkrete saken. I denne spesielle situasjonen vi nå er inne i, oppfordrer Juristforbundet til fleksibilitet fra begge parters side med det formål å finne frem til en praktisk, god ordning. Vi har tidligere skrevet en artikkel om det digitale arbeidsmiljøet som kan leses her.

Noen arbeidstakere har behov for særskilt tilrettelegging av arbeidsplassen. Dette er fulgt opp for arbeidsplassen på kontoret, uten tilsvarende tilrettelegging på hjemmekontoret. Vi har ingen føringer for hvordan dette skal løses.

For enkelte vil arbeid fra den faste kontorplassen være den beste løsningen. Videre kan det være aktuelt for arbeidstakeren å ta med seg noe av det utstyret som er en del av tilretteleggingen til hjemmekontoret, for eksempel skrivebord, kontorstol eller annet ergonomisk utstyr. Dette avklares med arbeidsgiver i det enkelte tilfelle.

Vår erfaring er at de fleste som arbeider fra hjemmekontor i disse tider, har tilgang til elektronisk utstyr som kan flyttes til hjemmekontoret. Dersom arbeidstakeren ikke har tilgang til slikt utstyr, må det drøftes med arbeidsgiver hvordan dette skal løses. Det samme gjelder for eventuelle tekniske utfordringer som for eksempel tilkobling av elektronisk utstyr på hjemmekontor.

Pålegget om bruk av hjemmekontor kommer fra myndighetene, mens ansvaret for gjennomføring skyves over på arbeidsgiver. Om arbeidstakeren blir påført ekstra utgifter i forbindelse med hjemmekontoret, er det nærliggende at arbeidsgiver dekker disse.

Et spørsmål som oppstår er om arbeidstakers rett til dekning av utgifter til bredbånd ved bruk av hjemmekontor. Noen arbeidstakere har allerede en ordning om dekning av bredbåndsutgifter i arbeidsavtalen. For arbeidstakere som ikke har regulert dette, vil vi anbefale at vedkommende søker arbeidsgiver om dekning av disse utgiftene. Dette er utgifter som kommer som følge av arbeidssituasjonen, og det er nærliggende at dette dekkes av arbeidsgiver.  

Taushetsplikt og personvern på hjemmekontoret

Regler om taushetsplikt og behandling av personopplysninger vil gjelde tilsvarende på hjemmekontoret.

Den enkelte arbeidstaker må sørge for å ivareta taushetsplikten og forsvarlig behandling av personopplysninger på vanlig måte. Dette innebærer at arbeidstakeren selv må sørge for å oppbevare dokumenter forsvarlig slik at utenforstående eller andre i husstanden ikke får tilgang til disse. Juristforbundet har skrevet mer om behandling av personopplysninger på hjemmekontor i denne artikkelen.

Om du som medlem av Juristforbundet har spørsmål knyttet til bruk av hjemmekontor, arbeidsmiljø, omsorgspermisjon eller andre spørsmål om arbeidsforholdet ditt, kan du ta kontakt med Juristforbundets Advokatkontor på advokat@juristforbundet.no.