Lønns­opplysninger – hva kan man få innsyn i?

Høsten er tid for lønnsforhandlinger i mange virksomheter. Ett spørsmål som dukker opp i den forbindelse er muligheten for innsyn i lønnsopplysninger. Vi vil her gjør vi rede for reglene som gjelder for innsyn og offentliggjøring av lønn.

Privat sektor

Lønnsopplysninger er personopplysninger. Det er i utgangspunktet kun arbeidsgiveren og arbeidstakeren som har rett til innsyn i disse opplysningene, med mindre arbeidstakeren gir samtykke til det.

Det er personopplysningsloven og GDPR (EUs personvernforordning) som regulerer dette. Arbeidsgivere har imidlertid plikt til å gi lønnsinformasjon i tilfeller der det kan være snakk om diskriminering.

Hvis en arbeidstaker har mistanke om diskriminering ved lønnsfastsettelse, må arbeidsgiveren opplyse om lønnsnivå og kriteriene for fastsettelse av lønn for den eller de som arbeidstakeren sammenligner seg med. Det følger av likestillings- og diskrimineringsloven § 32. Den som mottar disse opplysningene har taushetsplikt.

Tillitsvalgte har innsyn i lønnsopplysninger dersom det følger av tariffavtale.

Offentlig sektor

I offentlig sektor er hovedregelen at alle dokumenter er offentlige og enhver kan kreve innsyn i saksdokumenter, journaler og andre lignende registre, jf. offentleglova § 3. Det betyr at lønnsopplysningene til ansatte i staten, fylkeskommunene og kommunene skal være tilgjengelig for den som ber om innsyn.

Det finnes imidlertid unntak fra plikten til å gi innsyn.

Det kan være hvis det er arbeidskrevende å klargjøre lønnsoppgavene for innsyn, jf. offentleglova § 25 fjerde ledd. Det kan da gjøres unntak fra innsyn i skriftlig oppgave over utregnet lønn eller lignende godtgjørelse, utregningsgrunnlag for feriepenger og trekk som blir gjort i forbindelse med utbetalingen (som for eksempel bidragstrekk).

Hvis dette er tilfelle, må arbeidsgiveren likevel gi opplysninger om bruttoutbetalinger. 

I statlige virksomheter har de tillitsvalgte rett til innsyn i visse personopplysninger og lønnsopplysninger som er nødvendige for gjennomføringen av lokale forhandlinger. Ifølge særavtalen om lønns- og personalregistre § 7 har de krav på å få opplysninger som gjelder egne medlemmer, og de kan også få opplysninger om andre enn egne medlemmer.

For Akademikernes tillitsvalgte er det hensiktsmessig å ha innsyn i opplysningene om alle Akademikermedlemmer for å kunne ivareta medlemmene på best mulig måte i forhandlingene. Hovedtariffavtalen i staten pkt. 2.6.3 gir veiledning på hvilke opplysninger som er sentrale.

I KS-området har de tillitsvalgte rett til innsyn i lønnsopplysninger som er relevante for forhandlingene, jf. Hovedtariffavtalen i KS vedlegg 3.

Offentliggjøring av protokoll etter lønnsforhandlinger i offentlig sektor

I forbindelse med at det settes opp protokoller etter lønnsforhandlinger, må man passe på at opplysninger om fagforeningstilhørighet og andre taushetsbelagte opplysninger ikke framkommer av dokumentet. Fagforeningstilhørighet er en særlig kategori av personopplysninger (gjerne kalt sensitiv personopplysning) etter personopplysningsloven og GDPR artikkel 9.

I statlig sektor forhandles lønn etter to forskjellige hovedtariffavtaler, en for Akademikernes medlemmer og en for de øvrige medarbeiderne. Det fører til at det skrives to protokoller.

Fristen for gjennomføring av forhandlinger er 31. oktober i begge avtalene.

Medlemmer av en Akademikerforening identifiseres som medlem av en fagforening i den ene protokollen. Arbeidsgiverne må derfor sette opp protokollene slik at oversikten over de som har fått lønns- eller stillingskodeendring fremkommer som er et vedlegg. For å unngå at medlemskap i en fagforening identifiseres, bør vedleggene til begge protokollene slås sammen til ett, felles dokument. Dette gjøres enkelt ved at vedleggene er Excel-dokumenter hvor informasjonen kan flettes inn i hverandre.

Tilgjengeliggjøring

Ettersom lønnsopplysninger skal være offentlige, er det vanlig praksis at protokollene og vedleggene gjøres tilgjengelige. Virksomhetens ansatte kan kontakte HR-avdelingen, lederne og tillitsvalgte å be om innsyn.

Det er imidlertid ikke vanlig praksis å sende det ut på e-post, da det fort vil kunne føre til tilgjengeliggjøring via elektroniske kanaler. Ifølge forskrift til offentleglova § 7 skal ikke opplysninger om lønn og godtgjørelse til fysiske personer gjøres elektronisk tilgjengelig.

Har du spørsmål om innsyn i lønnsopplysninger, kan du ta kontakt med arbeidslivsavdelingen i sekretariatet.