Hvor lenge kan arbeidsgiver lagre advarsler i den ansattes personal­mappe?

Advarsel er et virkemiddel arbeidsgiver har for å korrigere uønsket adferd fra en arbeidstaker som opptrer i strid med arbeidsavtalen eller arbeidsgivers interesser. En problemstilling Juristforbundets advokatkontor ofte møter i denne sammenheng er hvor lenge arbeidsgiver kan lagre advarsler i den ansattes personalmappe.

Ved ordensstraff fastslår statsansatteloven § 25 at disse kan lagres i den ansattes personalmappe i inntil fem år. Det foreligger imidlertid ingen tilsvarende lovbestemmelse i arbeidsmiljøloven eller statsansatteloven for hvor lenge advarsler kan lagres.

Spørsmålet må derfor vurderes etter de generelle reglene om sletting etter personopplysningsloven og GDPR. Fra forarbeidene til loven, Prop. 94 L (2016-2017) side 163 fremgår det at:

«Lagring av skriftlige advarsel innenfor rammen av arbeidsgivers styringsrett, skal fremdeles vurderes etter personopplysningsloven. For slike advarsler kreves at det foretas en konkret vurdering av hvor lenge det er nødvendig å lagre opplysningene for å gjennomføre formålet med registreringen av opplysningene».

Arbeidsgivers behandlingsgrunnlag for å lagre advarselen

Som det fremgår av forarbeidene må lagringstiden blant annet vurderes opp mot formålet med lagringen.

Etter personvernforordningen artikkel 8 må arbeidsgiver ha et lovlig behandlingsgrunnlag for å lagre en advarsel i den ansattes personalmappe. Formålet med behandlingen av de aktuelle opplysningene, samt hva som er det rettslige grunnlaget for innhentingen, er sentrale momenter arbeidsgiver må vurdere når opplysninger om advarsler skal lagres.

Behandlingsgrunnlaget vil i de fleste tilfeller være GDPR artikkel 6 bokstav f. Denne fastslår at personopplysninger kan lagres etter en konkret interessevurdering mellom den registrertes (arbeidstakeren) og arbeidsgiverens behov.

Sett fra et arbeidsgiverperspektiv er det forståelig at de ønsker å lagre advarsler i den ansattes personalmappe. Informasjon om at en ansatt er gitt en advarsel kan ha relevans i forhold til senere personalmessige følger/arbeidsmessige konsekvenser.

Således vil lagring av advarsler i den ansattes personalmappe være en opplysning som arbeidsgiver raskt vil vurdere at de har en berettiget interesse av å lagre. Dette finner man også støtte for i forarbeidene til personopplysningsloven 2018, Prop. 56 LS (2017-2018) side 32.

Arbeidsgiver plikter, før hver lagring, å foreta en konkret vurdering av om vilkårene for lagring er oppfylt. 

I statlig sektor er det inngått særavtale mellom Staten v/kommunal og moderniseringsdepartementet og hovedsammenslutningene om behandling av personopplysninger i lønns- og personalregistre. Av denne avtalen følger det at personopplysninger om ansatte kan behandles, forutsatt at det er nødvendig for å oppfylle arbeidsavtalen og/eller nødvendig for å ivareta en berettiget interesse, jf. Statens personalhåndbok 2018 punkt 9.13.1. Interessevurderingen er her sentral.

Hensynet til arbeidstakeren skal vektlegges og må vurderes konkret av arbeidsgiver før personopplysninger om ansatte lagres. Arbeidsgiver har heller ikke anledning til å lagre flere opplysninger om den ansatte enn det som er «nødvendig for formålene de behandles for», jf. artikkel 5 nr. 1 bokstav c.

Retten til å kreve sletting

Den registrertes rettigheter står sentralt i den nye personopplysningsloven og GDPR. Retten til å kreve personopplysninger slettet fremgår av GDPR artikkel 17.

Etter denne bestemmelsen kan en arbeidstaker kreve personopplysningene slettet, forutsatt at personopplysningene ikke lenger er nødvendig for formålet de ble samlet inn eller behandlet for (bokstav a), eller det ikke lenger finnes tungtveiende grunner til behandlingen (bokstav c).

Arbeidstaker som ønsker å få advarsler slettet fra personalmappen må fremsette krav om dette til arbeidsgiver. Kravet bør begrunnes.

Arbeidsgiver har bevisbyrden for at fortsatt lagring er nødvendig, og må kunne påvise konkrete og reelle forhold som tilsier at det foreligger «tvingende berettigede grunner» til at lagring fremdeles er nødvendig. Vurderingstemaet blir arbeidsgivers behov for fortsatt lagring, sett opp mot arbeidstakerens interesse i å få opplysningene slettet.

Personopplysningsnemnda har fattet flere vedtak, blant annet PVN-2018-11 og PVN-2018-15 vedrørende sletting av personopplysninger i personalmappe.

I PVN- 2018-11 hadde arbeidstakeren mottatt en tilrettevisning i 2011 etter å ha kommet med «utilbørlige uttalelser» om virksomhetens tillitsvalgte. Han mottok også en tilrettevisning i 2015 etter å ha sendt en tekstmelding med et innhold arbeidsgiver vurderte som «uakseptabelt og utilbørlig». Arbeidstakeren ba i 2016 arbeidsgiver om å slette advarslene fra hans personalmappe da han opplevde dette som svært belastende.

Arbeidsgiver motsatte seg dette og viste på sin side til risikoen for gjentakelse, behov for dokumentasjon i en eventuell personalsak, samt at fortsatt lagring kunne ha en viss preventiv effekt.

Spørsmålet for personopplysningsnemnda var om arbeidsgiver hadde en tvingende berettiget interesse i fortsatt å lagre de skriftlige advarslene flere år etter de ble gitt, og om opplysningene fremdeles var nødvendige for formålende de ble behandlet for.

Nemnda viste til at alvorlighetsgraden av de aktuelle hendelsene som hadde resultert i advarslene samt etterfølgende adferd og arbeidsprestasjoner, var sentrale momenter ved vurderingen av om advarselen skulle slettes.

Det ble blant annet vektlagt at arbeidstakeren hadde tatt advarslene alvorlig, ved at han hadde sendt en skriftlig unnskyldning til den tekstmeldingen omhandlet. Det hadde ikke vært noen ytterligere episoder.

Klagerens nærmeste leder var fornøyd med den jobben vedkommende utførte. Nemnda viste videre til at arbeidstakeren opplevde fortsatt lagring som svært belastende, og ga klageren medhold i at tilrettevisningene gitt i 2011 og 2015 måtte slettes fra personalmappen.

Lagring av personopplysninger etter arbeidsforholdets opphør

Arbeidsgiver kan ha et ønske om å lagre personopplysninger om en ansatt etter at arbeidsforholdet har opphørt. Også slik lagring krever et behandlingsgrunnlag etter GDPR artikkel 6, med mindre det foreligger eksplisitt samtykke fra den ansatte til videre lagring eller annet lovgrunnlag.

Etter opphør av arbeidsforholdet må arbeidsgiver kunne dokumentere at fortsatt lagring er nødvendig og at det, når den ansatte protesterer mot fortsatt lagring, foreligger konkrete og reelle forhold som tilser at det foreligger tvingende berettigede grunner til fortsatt lagring, jf. GDPR artikkel 21 nr. 1 og artikkel 5 nr. 1 bokstav e.

I PVN-2018-11 understreket nemnda at det ikke er en generell adgang til å oppbevare alle personopplysninger i en personalmappe etter opphør av et ansettelsesforhold. Når arbeidsforholdet opphører vil som hovedregel formålet med lagringen opphøre.

Dersom en ansatt protesterer mot fortsatt lagring av dennes personopplysninger må arbeidsgiver vurdere om det foreligger en konkret og reell grunn til fortsatt lagring av den tidligere ansattes personopplysninger.

I PVN-2018-15 kom nemnda etter en konkret vurdering frem til at arbeidsgiver hadde en fortsatt berettiget interesse til å oppbevare personopplysninger for å kunne dokumentere sakshistorikk om en tidligere ansatt, som hadde gått til søksmål mot arbeidsgiver.

Arbeidsgiver må kunne vise til konkrete begrunnelser for hvorfor advarsler er lagret i den ansattes personalmappe.

Har du spørsmål knyttet til lagringstid og sletting kan du som medlem ta kontakt med Juristforbundets advokatkontor for bistand.