- Dette clean desk-konseptet er forferdelig vanskelig for folk som skal jobbe med saker over tid

Åpent landskap, clean desk, free seating, aktivitetsbasert kontorløsning. Hva er hva? Og hva er egentlig best for hvem? 

Vi har spurt Mari Skogland i Gottileb Pauldan Architects og Jan Vilhelm Bakke i Arbeidstilsynet.

Skogland  har bakgrunn som interiørarkitekt og avla i fjor sin doktorgradsavhandling ved Fakultetet for arkitektur og design ved NTNU om nettopp aktivitetsbaserte kontorlandskap. Bakke er overlege i Arbeidstilsynet og gikk i 2017 gjennom nærmest all tilgjengelig forskning på åpne landskap og aktivitetsbaserte løsninger sammen med Knut Inge Fostervold, førsteamanuensis ved Psykologisk Institutt på Universitetet i Oslo. 

Les også: Juristforbundet vil kartlegge juristers arbeidsmønster

- Best ut når det fungerer

Frykt for dårligere konsentrasjon, taushetsbelagt informasjon på avveie og for liten plass er blant de bekymringene Mari Skogland Gottlieb Pauldan Architects hører oftest.

- Aktivitetsbaserte kontorer bygger på tillit og frihet og er den løsningen som kommer desidert best ut, og scorer høyere enn cellekontor, når det fungerer som det skal, mener hun.

- Når det ikke fungerer er det den løsningen som scorer lavest.

Skogland påpeker at mange blander begrepene åpent landskap og aktivitetsbaserte kontorer, men mener de to tingene ikke kan sammenlignes.

Det er mange som sitter i åpent kontorlandskap, men likevel har faste plasser. Et aktivitetsbasert kontor derimot, trenger ikke nødvendigvis å være åpent, selv om det likevel ofte er slik.

- Mange av de gode løsningene har både åpent landskap, cellekontorer og mange andre muligheter. Hovedprinsippet er at alt er felles og at du velger plass ut ifra behov. Når du er ferdig forlater du plassen i den tilstanden den var i. Clean desk er en forutsetning for aktivitetsbaserte løsninger, forklarer Skogland.

Mobilitet i hverdagen

I sin doktorgradsavhandling har Skogland sett på tre organisasjoner: Sparebank1 SR-Bank i Stavanger, Deloitte i Oslo og Gjensidige i Oslo.

- Generelt er dette et konsept som passe de med høy mobilitet i hverdagen. De kan gjerne ha behov for høyt nivå av konsentrasjon, men de gjør ulike ting gjennom dagen – en telefon der, et møte der, litt e-poster eller konsentrasjonsarbeid etterpå. De har et høyt tempo, sier hun.

- De har også en høy grad av individuell kontroll på hvordan de legger opp dagen sin.

Motsatsen vil være mennesker som gjør veldig rutinepreget arbeid eller de som er veldig tid- og stedbundet eller trenger en viss type verktøy.

- Jeg sier ikke at disse menneskene ikke kan ha aktivietsbaserte løsninger. Også de med en monoton arbeidshverdag kan ha godt av å skape litt variasjon. Det å ha fast plass har gjort mennesker veldig stedbundet på en negativ måte, mener Skogland.

Ikke for alle

Grunnprinsippet i det aktivitetsbaserte kontoret er altså å velge den plassen eller sonen som passer best til det arbeidet du skal gjøre akkurat da. Skal du gjøre konsentrasjonsarbeid velger du et cellekontor eller et stilleområde, mens skal du skrive, sende e-poster eller organisere andre ting velger du kanskje en vanlig pult eller en lenestol.

Ifølge Skogland opplever mange bedre kontroll på når de skal forstyrres fordi det er tydeligere hvilken type oppgave de sitter med. At taushetsbelagt informasjon skal være et problem, er hun ikke helt med på.

- Hvor mange lukker cellekontoret sitt når de går på do eller i kantina? Hvor mye papir flyter ikke rundt på mange kontorer? spør hun.

- Taushetsbelagt informasjon sikres best med låste skap, digitalisering og at du ikke snakker høyt om tingene i åpne landskap. Det forutsetter naturligvis at det er nok stillerom.

I de tilfellene hvor de aktivitetsbaserte løsningene ikke fungerer er som regel hovedgrunnen at organisasjonen ikke har vært moden for endringen, mener Skogland.

Hun forteller at det ofte hender at løsningene fungerer godt for en avdeling, og mindre godt for en annen, dette ofte til tross for at avdelinger beskriver sine behov og arbeidsprosesser likt.

- Den store forskjellen handler ofte ikke om løsningene i seg selv uten om avdelingskultur og hvordan løsningen blitt implementert ulikt i ulike avdelinger og av ulike ledere, sier hun.

Et eksempel kan være at de ikke har vært klare, eller at noen har motarbeidet løsningen.

- Kanskje har en gruppe begynt å etablere faste plasser uten at ledelsen har tatt tak i det. Aktivitetsbaserte kontorer bygger på tillit, og det er menneskene som avgjør om det fungerer, sier Skogland.

Ikke for konsentrasjonsarbeid

Overlege Jan Bakke ved Arbeidstilsynet er på ingen måte like positiv. Sammen med Knut Inge Fostervold, førsteamanuensis ved Psykologisk Institutt på Universitetet i Oslo gikk han i 2017 gjennom nærmest all tilgjengelig forskning på åpne landskap og aktivitetsbaserte løsninger.

- Vi mener forskningen forholdsvis entydig viser at mange av disse løsningene ikke er gode for arbeidstakerne, sier han.

Kontorlandskap og ABW kan riktignok fungere for de som har bruk for det, mener han, forutsatt at kravene til universell utforming og arbeids- og innemiljø oppfylles. Dette gjelder blant annet akustikk, dagslys, utsyn og inneklima.

- Men for mange, spesielt for de som har individuelt konsentrert arbeid om krevende kognitive oppgaver, er ABW en dårlig løsning. Jurister er ofte i denne kategorien. Jurister er en stor og viktig gruppe i landssammenheng, sier Bakke.

Ingen isolasjonsmulighet

Ifølge Bakke er det få som liker å sitte i åpne landskap, og det er spesielt to ting som ofte trekkes frem:

- Dette clean desk-konseptet er forferdelig vanskelig for folk som skal jobbe med saker over tid. Så det ene er at du ikke har noen base, og det andre et at du ikke får isolert seg bak en dør og fire vegger når du skal gjøre konsentrasjonsarbeid, sier han.

- Du må hele tiden flytte deg rundt med disse papirene dine.

Forskningen viser likevel at en del av de aktivitetsbaserte løsningene er bedre enn det klassiske åpne landskapet.

- For folk som jobber mye i prosjekter, på en avisdesk eller i en meglerhall kan det fungere veldig godt. Ledere, som ofte er i mye møter og har varierte arbeidsoppgaver, er de som er mest fornøyd med slike løsninger, sier Bakke.

Høyere sykefravær

Bakke viser blant annet til forskning fra USA som viser et produksjonstap på rundt 30 prosent ved overgang fra cellekontorer til kontorlandskap.

- Hovedgrunnen til dette er at folk ikke får sitte uforstyrret. De som trenger å gå inn i dyp konsentrasjon bruker mye tid på å komme seg tilbake dit etter å ha blitt avbrutt, sier han.

- Vi vet at produvitvitetstap og forstyrrelser gjør folk stressa, noe som igjen fører til høyere sykefravær.

Bakke forteller om eksempler ansatte velger å jobbe mer hjemme enn tidligere når de har gått over til aktivitetsbaserte løsninger.

- Hvis du er plassert slik at du må isolere deg hjemme for å kunne konsentrere deg kan man vel si at løsningen ikke fungerer.

- Man kan kanskje si at kontorlokaler er en begrenset ressurs, men kompetente ansatte koster ti ganger mer.

Sørg for medbestemmelse

Bakke i Arbeidstilsynet understreker at det skal være muligheter for å gå utover arealnormen på 23 kvadratmeter per ansatt når det bygges nye statlige kontorer, men at dette må begrunnes særskilt.

For tillitsvalgte som er i en situasjon hvor de er usikre på eller misfornøyd med skisserte løsninger oppfordrer han til å klage ordentlig og sikre full brukermedvirkning.

- Det er viktig å være på og komme med sine innvendinger hele veien, og ikke nødvendigvis godta at «sånn er det bare».

- Hvis man vil ha noe å si i saken må man sørge for at de ansattes mening kommer frem på en god måte, og at dette kommer frem til oss i Arbeidstilsynet, avslutter han.