Kontor­landskap: Vil kartlegge juristers arbeids­mønster

Åpent landskap, clean desk, free seating, aktivitetsbasert kontorløsning. Hva er hva? Og hva er egentlig best for hvem?

Det siste spørsmålet vil nok ha mange svar, avhengig av hvem du spør. Det er imidlertid ingen tvil om at omorganisering av den fysiske arbeidsplassen engasjerer mange, også jurister.

Fylkesmannen, NAV, Politiet og ikke minst Regjeringskvartalet er bare noen av mange juristarbeidsplasser hvor den nærmeste fremtid vil kunne by på nye kontorløsninger.

Nå vil Juristforbundet kartlegge medlemmenes arbeidsmønster for å kunne gi bedre kvalifisert hjelp og rådgivning til jurister som møter utfordringer i slike prosesser eller omstillinger. Prosjektet settes i gang etter stadig økende antall hevendelser fra medlemmer og tillitsvalgte om temaet.

I tre omganger, med første runde i høst, skal derfor en undersøkelse sendes ut til alle yrkesaktive medlemmer i forbundet.

- Vi vil kunne si noe mer kvalifisert på jusprofiler og hva som er viktig for jurister. Jurister er neppe en homogen gruppe, og antagelig vil vi finne ulike kategorier, sier Magne Skram Hegerberg, generalsekretær i Juristforbundet.

Han forteller at undersøkelsene ikke vil spørre juristene om de er for eller imot, trives eller ikke trives i åpne landskap.

- Vi skal se på arbeidsmønster, mobilitet, hvordan de rigger arbeidshverdagen, arbeidsmengde og hjelpemidler. Ut fra dette vil vi få et klarere bilde av hvordan de jobber og hva som kan være riktig for dem, sier Hegerberg.

Taushetsbelagt informasjon

En av de som har bekymringer rundt nye kontorløsninger er Anne C. Opheim. Hun er leder for Juristforbundet i NAV og jobber selv i NAV Skedsmo som etter nyttår blir NAV Lillestrøm og et av etatens største lokalkontor som skal ha aktivitetsbasert landskap med free seating.  

- Vi er mest bekymret for hvordan taushetsbelagt informasjon kan sikres i denne typen kontorløsninger. Vi behandler svært mye informasjon som er taushetsbelagt og personsensitivt, og vi må sikre at kontorløsningen støtter opp under forsvarlig behandling av alle opplysninger vi håndterer. Dette tror jeg vil være utfordrende i for eksempel et aktivitetsbasert kontorlandskap, sier Opheim.

For sin egen del tror Opheim at et aktivitetsbasert kontor vil fungere godt i egen arbeidssituasjon, men hun er bekymret for ansatte som har arbeidsoppgaver og ansvarsområder som gjør at de har behov for ro og konsentrert saksbehandling.  

I tillegg kommer spørsmål om tilrettelegging for de som har midlertidig behov for det, og de som sliter med å jobbe i støy.  

- En del ansatte jobber fortsatt noe papirbasert. Hvordan skal de få en best mulig hverdag når de må låse inn alle tingene sine hver dag, og kanskje ikke få den samme plassen neste dag? Det fremstår ikke som effektivt, sier hun og hun fortsetter:

- Alle snakker om at det er slik vi kommer til å jobbe i fremtiden, men det er ingen som med sikkerhet kan si hvordan fremtiden blir. Hvor er dokumentasjonen på at det er aktivitetsbasert vi vil jobbe? Jeg opplever dette som politisk besluttet og ikke besluttet med bakgrunn i dokumentasjon på at dette er det beste for ansatte i NAV.

Konsentrasjonsarbeid

Også hos Fylkesmannen i Oslo og Viken har juristene mange spørsmål i forbindelse med overgang til aktivitetsbaserte kontorer.

Tillitsvalgte Hallvard Øren trekker i likhet med Opheim i NAV frem bekymringen for håndteringen av taushetsbelagt informasjon.

- Når slike løsninger innføres kommer de med en fast mal, men de har ikke tatt høyde for hva vi jobber med og at vi jobber med veldig forskjellige ting også innad på kontoret, sier han.

Han trekker frem juristene som sitter med helse, barnevern og vergemål som eksempler på ansatte som jobber med taushetsbelagt informasjon.

- Vi har en stor vergemålsavdeling med mye taushetskommunikasjon. Vi snakker om tusenvis av samtaler i første halvdel av 2019. hvordan skal man få tatt disse telefonene på en betryggende måte?

Selv vil han sannsynligvis havne i et kontorlandskap med en blanding av cellekontorer og åpent landskap, hvor han vil sitte i åpent landskap sammen med rundt 20 andre kollegaer.

- Jeg sitter vel i telefon en tredjedel av dagen, noe jeg tror kan bli utfordrende. Når jeg ikke sitter i telefonen er det konsentrasjonsarbeid som må gjøres, sier Øren.

- Det er selvsagt en overgang å gå fra cellekontorer til åpent eller aktivitetsbasert landskap. En ting er det personlige, men vi er opptatt av de sårbare gruppene vi skal ivareta rettssikkerheten til – innbyggerne våre rett og slett.

- Ikke føle og tro

Sekretariatet i Juristforbundet og selskapet Company Pulse, som skal gjennomføre undersøkelsen, bistår allerede Politijuristene og Fylkesmannsembetene med tall og fakta når det gjelder de pågående prosessene med nye lokaler.

Magne Skram Hegerberg mener det er behov for mer kunnskap om juristenes arbeidsmønster og hva som er egnet arbeidsplasskonsept.

- Vi er ikke imot åpne landskap eller aktivitetsbaserte kontorer. Vi er for de beste løsningene. Men hvilke landskap egner seg best til hvilket arbeid? spør Hegerberg.

Han peker på at det allerede finnes en del forskning på området, og at et hovedfunn er at for fagprofesjonelt arbeid som krever konsentrasjon og uforstyrret korttidshukommelse ser kontorlandskap ut til å fungere dårlig.

- Her opplever ansatte dårligere arbeidsmiljø, mer stress, mindre produktivitet, dårligere helse og økt sykefravær. Kostnadene ved lavere produktivitet og høyere sykefravær kan derfor koste langt mer enn innsparingen man får ved færre kvadratmeter. Taushetsbelagt informasjon er et annet sentralt moment, mener han.

Da Juristforbundet selv flyttet inn i nye lokaler nylig valgte de på bakgrunn av dette og egne undersøkelser en løsning med stort sett bare enekontorer.

- Det er mange meninger og sterke følelser knyttet til temaet. Vi må vekk fra tror, føler og mener og forsøke å skaffe oss mer kunnskap som holder. Det er viktig for juristene og for oss som arbeidstakerorganisasjon når vi skal gi råd, sier Hegerberg.