Aktivitetsbasert arbeidsplass: Med beina i sofaen
De nesten 220 ansatte i Nav Fredrikstad flyttet inn i flunkende nye lokaler og måtte venne seg til en helt ny måte å arbeide på for ett år siden.
Det første som møter deg når du kommer inn er en sosial sone med kjøkkenløsning, gruppebord og lenestoler. Små garderobeskap er plassert forskjellige steder i lokalet.
Videre kan du vandre gjennom det som ligner et klassisk åpent kontorlandskap med pulter med PC-skjermer, store åpne fellesområder med ulike sittegrupper, bord, møterom, kjøkkenløsninger og lenestoler.
Lenger inn finner du cellekontorer, flere åpne kontorlandskaper, sofaer med ansatte med laptop i fanget og innerst en stor stillesone med både cellekontorer, pulter og lenestoler.
Lokalene er delt inn i ulike soner, men det en enkelt å vandre gjennom. Hver etasje er delt i en samarbeidssone, stillesone, normalsone og sosial sone. Farger og mønster på teppene skal vise hvilken sone man befinner seg i.
- Det tok meg noen dager å venne meg til folk som satt med beina uten sko i sofaen og med laptopen på fanget. Er det greit? tenke jeg. Men selvfølgelig er det greit – det er hele poenget.
Charlotte Hedberg er jurist og avdelingsleder ved kontoret, og begynte i jobben omtrent idet de nye aktivitetsbaserte lokalene var på plass.
- Med aktivitetsbaserte arbeidsplasser er tanken at man skal velge sone og arbeidsplass etter hvilke oppgaver man skal løse og hvem man eventuelt skal samarbeide med. Noen ganger løses oppgaven best i en sofagruppe, andre ganger vil det være best å benytte stillesoner. Man oppholder seg ofte i ulike soner og ved ulike arbeidsplasser gjennom en arbeidsdag, forklarer hun.
Selv kom Hedberg fra en stilling i Halden fengsel hvor hun hadde kontor med haugevis av papirer og bøker, og hvor å bevege seg rundt ikke var like enkelt.
Positiv evaluering
Da Hedberg troppet spent opp i de nye lokalene, var hun innstilt på at det kunne ta litt tid å bli vant til en helt ny måte å arbeide på.
- Det var virkelig en befrielse. Jeg kunne aldri gått tilbake til de papirbunkene. Man må riktignok finne sin form, og som leder må man tenke gjennom hvor man kan ta de vanskelige samtalene og hvordan man kan være tilgjengelig, sier hun.
- Men her har vi lokaler og kommunikasjonsplattformer som ivaretar behovene for dette.
Og hun får medhold hos resten av de ansatte. En evaluering de nylig gjennomførte viste at 80 prosent er svært fornøyd med de nye lokalene. 86 prosent svarer at de kan jobbe konsentrert og 74 prosent svarer at de kan jobbe produktivt. Videre svarer 85 og 89 prosent at de kan jobbe henholdsvis variert og sammen.
- I forkant var mange bekymret, spesielt for å ikke finne plasser som passet seg og for å ikke få nødvendig ro. Flere var også bekymret for å bli splittet fra sitt team og for å ikke vite hvor kollegaene var, forteller Hedberg.
- Må være reelle valgmuligheter
Hun peker også på at de har målt både produktivitet og sykefravær, og at det er nærmest uforandret.
- Som en av veilederne våre sa: det var mange bekymringer som ikke ble innfridd.
Hedberg kan ikke se hvorfor jurister i det offentlige skulle skille seg nevneverdig fra andre yrkesgrupper når det gjelder hvordan kontorløsning de fungerer i.
- Så lenge valgmulighetene er reelle, mener jeg konseptet er veldig godt. Jurister har jo en egen tilnærmingsmåte, og mange jurister jobber mer selvstendige og har større behov for stillesoner og skjerming, men det skal de jo også ha tilgang til. Forutsetningen for å kunne jobbe på denne måten er imidlertid at man er tilnærmet papirløs og at man har gode digitale løsninger.
Hun forteller at de har over tre sitteplasser per ansatt, så valgmulighetene skal være reelle. Det kan likevel være rift om cellekontorene til tider, og selv om mange oppgir at de trives med å flytte på seg, har noen tydelig fått sine favorittplasser.
- Nå skal vi i samarbeid med de ansatte vurdere om det trengs justeringer og om husreglene fungerer som de skal, sier Hedberg.
Åpent hos BAHR
Hos advokatkontoret BAHR på Tjuvholmen gir store glassvinduer panoramautsikt over Oslofjorden. Her la ingen arealnorm føringer på hvilke løsninger som ble valgt da firmaet flyttet inn i 2012.
I forkant av flyttingen hadde noen av partnerne blitt inspirert etter et besøk hos et advokatfirma i London, og uttrykte ønske om å sitte i åpent landskap.
- Vi startet med to åpne landskaper, men det ble raskt flere, forteller HR-sjef Siw Åsrud Toussaint.
I dag har de en løsning med en blanding av cellekontorer og åpne landskap med faste plasser. Toussaint forteller at de bruker en del tid på tilpasninger og planlegging av hvem som skal sitte hvor.
- Vi er bevisste på hvem som sitter sammen og vi ønsker å legge til rette for relevant erfaringsutveksling. De skal for eksempel ha samme type arbeidsoppgaver, lik hverdag eller jobbe sammen i et stort prosjekt, forteller Toussaint.
Rullerer
Med 130 advokater på huset gjorde de seg raskt flere nyttige erfaringer: det fungerte best med mindre landskap og det var viktig for de ansatte å rullere – mellom det å sitte i landskap og på kontor.
Skulle man ha behov for et eget kontor noen timer eller en dag, skal det alltid være et rom tilgjengelig.
- Noen har gitt beskjed om at de ikke vil tilbake til cellekontor, og vi tvinger ingen. Vi ser likevel at det for noen kan være greit å ha et eget kontor, og flere av de ferske som begynner hos oss ønsker seg gjerne til kontor i starten.
Toussaint forteller at de har flere stillerom og cellekontorer enn hva som er normen ved blant annet aktivitetsbaserte kontorer og åpne landskap i det offentlige. Støyreduserende klokker er et tiltak de har satt inn for å hjelpe de som lett forstyrres av lyder, og diskusjoner rundt temperaturen i lokalene er en utfordring som går igjen.
- Det er litt jobb å organisere dette, men vi opplever at det fungerer godt og at vi klarer å plukke opp de som mistrives. Vi er ganske strenge på at de fleste skal prøve å sitte i åpent landskap, men de får kontor om det ikke fungerer. De aller fleste liker det og flere ønsker å bli værende i landskap etter at de har prøvd det ut, forteller hun.
Skeptisk partner
En av de som forteller at han var «grunnleggende skeptisk» er partner Haakon Flaatten. Han kunne ikke se at å sitte i åpent landskap var noe som kunne lette advokathverdagen på noen måte.
- Og jeg ser på meg selv som en sporty type. En ting er om det hadde vært behov for plassbesparelse, men det var ikke et problem her, sier han.
Etter en god stund ble han imidlertid med på å forsøke, og ble plassert i åpent landskap.
- Jeg er ikke omvendt, men jeg er mye mer positiv, sier han nå.
Flaatten sitter nå i åpent landskap sammen med ni andre, og forteller at han jobber tett med 3-4 av dem. Å sitte tett blant kollegaer som arbeider på samme prosjekt eller innen samme type saker er en effektiv arbeidsform, synes han.
At han må flytte seg fra plassen sin flere ganger om dagen for å ta telefoner eller for å konsentrere seg ekstra plager ham ikke.
- Jeg liker å røre på meg, sier han.
Hovedutfordringen for Flaatten, som beskriver seg selv som veldig sosial, er derimot å ikke høre etter på hva de andre i landskapet prater om.
- Det blir en del bakgrunnsstøy. Og så er det den sosiale praten – om hva folk har opplevd og er opptatt av. Det er jo kjempehyggelig, og jeg sliter nok litt med å ikke slenge meg på, innrømmer han.
- Å sitte i landskap er jo mye hyggeligere enn cellekontor, og for de fleste også minst like effektivt som å sitte alene.
