Rett til å foreta innsyn i ansattes e-post

Overvåkningen ble avdekket i forbindelse med rettslig behandling av annet straffbart forhold i virksomheten.

Selv om arbeidsgiver har stilt en e-postkonto til disposisjon for arbeidstakeren, er det ikke fritt frem for en arbeidsgiver å foreta innsyn i denne. Den klare hovedregelen er at innsyn og overvåkning ikke kan gjennomføres, med mindre vilkårene for innsyn er oppfylt. Dette til tross for at arbeidsgivere av ulike årsaker kan ha et ønske om å gjøre innsyn i ansattes e-postkontoer.

Innsyn må være saklig begrunnet

Arbeidsmiljøloven kapittel 9 regulerer arbeidsgivers mulighet til å iverksette kontrolltiltak overfor arbeidstakerne. Etter aml § 9–1 kan arbeidsgiver iverksette kontrolltiltak «når tiltaket har saklig grunn i virksomhetens forhold og det ikke innebærer en uforholdsmessig belastning for arbeidstakeren».

Ved bruk av kontrolltiltak skal arbeidsgiver benytte seg av «mildeste inngreps prinsipp», det vil si at dersom arbeidsgivers formål med tiltaket kan oppnås med et mildere inngrep, skal dette velges. Videre må formålet arbeidsgiver søker å oppnå med tiltaket, stå i forhold til inngrepet.

Nærmere om vilkårene for innsyn

De nærmere reglene for arbeidsgivers rett til innsyn i arbeidstakers e-post fremgår av personopplysningsforskriften kapittel 9. Den klare hovedregel er at arbeidsgiver ikke har rett til å foreta innsyn, hvis slikt innsyn ikke kan hjemles i forskriften § 2.

I nevnte bestemmelsen fremgår det at arbeidsgiver for det første kan foreta innsyn «når det er nødvendig for å ivareta den daglige driften eller andre berettigede interesser ved virksomheten». Nødvendighetskriteriet kan for eksempel være oppfylt ved fravær hos arbeidstakeren og det er god grunn til å tro at det har kommet virksomhetsrelaterte e-poster som arbeidsgiveren trenger ut ifra driftshensyn.

Det er ingen klare regler for hvor langt fravær som må foreligge hos arbeidstakeren, men lengden vil være et sentralt moment når det skal vurderes hvor nødvendig det er for arbeidsgiver å foreta innsyn.

For eksempel må det aksepteres innsyn ved et kortere fravær hvor en eiendomsmegler blir syk i en budrunde, enn hvor det er en jurist som sitter med rene forvaltningsoppgaver. Arbeidsgiver må uansett vurdere konkret om det virkelig er nødvendig å foreta innsyn for å ivareta den daglige driften. Kan informasjonen innhentes ved å ta kontakt med den ansatte vil ikke vilkårene for innsyn være oppfylt.

Videre kan arbeidsgiver foreta innsyn «ved begrunnet mistanke om at arbeidstakers bruk av e-postkassen medfører grovt brudd på de plikter som følger av arbeidsforholdet, eller kan gi grunnlag for oppsigelse eller avskjed».

Det er viktig å merke seg at pliktbruddet må være grovt. Eksempler her kan være dersom det foreligger mistanke om at en ansatt benytter e-postkontoen til å gjennomføre straffbare forhold, eller mistanke om mobbing og/eller trakassering av kolleger.

Prosedyrer ved innsyn

Arbeidsgiver skal etter personopplysningsforskriften § 3 så langt som mulig varsle arbeidstakeren før innsyn foretas. Arbeidsgivers varsel skal inneholde en begrunnelse for hvorfor vilkårene i § 2 anses oppfylt og informasjon om arbeidstakerens rettigheter. Arbeidstaker skal som hovedregel gis mulighet til å uttale seg før eventuelt innsyn foretas, og så langt det er mulig få anledning til å være til stede under innsynet.

Arbeidstakeren har også rett til å la seg bistå av tillitsvalgt eller en annen representant.

Dersom innsyn er foretatt uten forutgående varsel, skal arbeidstakeren orienteres om innsynet i etterkant.

I tillegg til å begrunne innsynet og orientere arbeidstakeren om rettigheter i forbindelse med dette, skal arbeidsgiver også opplyse om hvilken metode som er benyttet ved innsynet, hvilke e-poster eller andre dokumenter som har blitt åpnet, resultatet av innsynet, samt hvilke konsekvenser dette eventuelt vil få.

Sletting ved opphør av arbeidsforhold

I personopplysningsforskriften § 4 fremgår det at arbeidstakerens e-postkasse skal avsluttes når arbeidsforholdet opphører.

Kravet til å avslutte e-postkassen innebærer normalt at selve e-postkontoen deaktiveres senest siste dag i arbeidsforholdet, og at innholdet i denne som ikke er nødvendig for den daglige driften av virksomheten slettes innen rimelig tid.

Arbeidsgiver har ikke anledning til å foreta automatisk videresending av e-poster til en annen e-postkonto, jf. PVN 2016-09.

Datatilsynet som tilsynsmyndighet

Datatilsynet er et uavhengig forvaltingsorgan med både tilsyns- og ombudsoppgaver, og fører tilsyn med at bestemmelsene i personvernforskriften overholdes, jf. § 5. Det skal blant annet medvirke til at enkeltpersoner ikke blir krenket gjennom bruk av opplysninger som kan knyttes til dem.

En ansatt har anledning til å sende inn en klage til Datatilsynet hvis arbeidsgiver for eksempel har foretatt et ulovlig innsyn i e-post. Hvis Datatilsynet konkluderer med at det foreligger overtredelse har de anledning til å utferdige overtredelsesgebyr.