Partsinnsyn i ansettelses­saker i offentlig sektor

Av Mette-Sofie Kjølsrød (avdelingsleder arbeidsliv i Juristforbundet) og Arild Jebens (advokat og fagsjef juridiske tjenester i Juristforbundet)

Til en utlyst stilling er det som regel mange søkere som alle håper på å motta et jobbtilbud.

For de søkere som ikke får tilbud om ansettelse, kan det melde seg spørsmål om hva dette skyldes og hvilke forhold som har blitt vektlagt fra arbeidsgivers side, eller det kan være spørsmål om det har blitt foretatt en forsvarlig vurdering ved utvelgelsen av søkerne i ansettelsesprosessen.

Retten til innsyn i prosessen reguleres av egne forskrifter.

Kvalifikasjonsprinsippet

I statlig- og kommunal sektor gjelder kvalifikasjonsprinsippet. For statlige ansettelser følger det direkte av statsansatteloven § 3, mens det i kommunal sektor er et ulovfestet prinsipp.

Kvalifikasjonsprinsippet medfører i korthet at den best kvalifiserte til den aktuelle stillingen skal ansettes. Utgangspunktet for vurderingen er de kravene som er stilt i utlysningsteksten, samt eventuelle lov- og avtalefestede krav. Videre vil sentrale momenter være kandidatens utdanning, praksis og personlig egnethet for stillingen. Samlet sett blir det en skjønnsmessig vurdering fra arbeidsgivers side.

Avgjørelser som gjelder ansettelse i offentlig forvaltning er enkeltvedtak, jf. forvaltningsloven § 2 annet ledd. Offentlige arbeidsgivere skal sørge for at «saken er så godt opplyst som mulig før vedtak treffes», jf. forvaltningsloven § 17. Dette er med å sikre at kvalifikasjonsprinsippet blir etterlevd.

Søkerens rett til innsyn i sakens dokumenter

Det følger av forvaltningsforskriften § 14 at reglene om dokumentinnsyn etter forvaltningsloven § 18 ikke gjelder for saker om tilsetting i offentlige forvaltning. Dette medfører imidlertid ikke at ethvert dokument i en tilsettingssak er unntatt fra partsinnsyn.

Retten til innsyn i tilsettingssakens dokumenter er regulert i forvaltningsforskriftens kapittel 5, §§ 15 – 19, med de begrensinger som følger av forvaltningsloven §19 (særskilte opplysninger om for eksempel forretningshemmeligheter, personlige forhold mv).

Normalt er det søkeren eller dennes organisasjon som begjærer innsyn i ansettelsesprosessen.

Utvidet søkerliste

Etter forvaltningsforskriften § 15 har en søker rett til å gjøre seg kjent med hvem de andre søkerne til stillingen er og hvilken formelle bakgrunn de har, dvs. navn, alder samt opplysninger om utdanning og praksis.

Disse opplysningene kan forvaltningsorganet sammenfatte i en egen liste. En slik liste omtales gjerne som en utvidet søkerliste.

De opplysninger en søker har krav på å få etter forvaltningsforskriften § 15 er noe mer omfattende enn hva en har krav på etter offentleglova § 25 annet ledd (navn, alder, stilling eller yrkestittel og bosted- eller arbeidskommune).

Opplysninger om seg selv

Etter forvaltningsforskriften § 16 er utgangspunktet at parten har rett til å gjøre seg kjent med de deler av et dokument som inneholder opplysninger, både faktiske opplysninger og vurderinger, om seg selv. Dette gjelder likevel ikke vurderinger som er gitt av eller gjort av:

• tilsettingsorganet / innstillingsmyndigheten eller noen som forbereder saken for disse
• partens nåværende eller tidligere arbeidsgiver eller noen som har handlet på vegne av disse
• partenes nåværende eller tidligere oppdragsgiver eller i særlige tilfeller person som parten har hatt nær yrkesmessig kontakt med

En part har med andre ord ikke krav på innsyn i vurderinger gitt av tidligere arbeidsgiver i et referanseintervju eller i den sammenlignende vurderingen av kandidatene som foretas av innstillingsmyndigheten eller stillingens nærmeste foresatte.

Faktiske opplysninger omfatter i denne sammenheng være vurderinger når de bygger på konkrete handlinger. Av forarbeidene fremgår blant annet at uttrykk som «alkoholmisbruker» omfattes av denne kategorien. Generelle karakteristikker av faglige eller personlige evner vil også være vurderinger. En søker kan også be om innsyn i faktiske opplysninger som har fremkommet i intervjuet eller ved innhenting av referanser. Dersom søkeren mener at opplysningene inneholder feil, har søkeren rett til å gi beskjed om det.

Opplysninger om andre søkere

En søker har rett til å gjøre seg kjent med søknadene inkludert vedlegg fra søkere som er innstilt eller tilsatt i stillingen, jf. forvaltningsforskriften § 17. Tilsvarende gjelder faktiske opplysninger dersom de er av betydning for avgjørelsen.

Intervjuer

Parten har krav på innsyn i skriftlig referat som gjengir hva vedkommende selv har sagt under intervjuet eller i samtale med annen offentlig ansatt som deltar i forberedelsen av ansettelsessaken.

En part har også rett til å gjøre seg kjent med nye opplysninger av betydning for avgjørelsen i saken. 

Innstillingen

En søker har krav på innsyn i hvem som er innstilt til stillingen, rekkefølgen på disse og om det var dissens blant medlemmene i innstillingsmyndigheten. Ved dissens har parten krav på å få opplyst hvor mange stemmer hver av de innstilte kandidatene har fått.

En part har ikke krav på innsyn i selve begrunnelsen for innstillingen forutsatt at det ikke fremkommer nye faktiske opplysninger eller anførsler av betydning for saken.

Saksbehandling 

Det forvaltningsorgan som har truffet ansettelsesvedtaket, skal sørge for at de øvrige søkerne underrettes om ansettelsesvedtaket så snart som mulig. Retten til innsyn i dokumenter gjelder både før og etter at ansettelsesvedtaket er truffet. Partene i en ansettelsessak gis etter anmodning om innsyn, vanligvis kopi av dokumentene. Hvis parten kun har krav på å se deler av et dokument, kan dette gis som utdrag eller ved at de deler av dokumentet som er unntatt fra innsyn, sladdes.

Hvis du har spørsmål knyttet til reglene om partsinnsyn kan du ta kontakt med Juristforbundets Advokatkontor.