Fag – Hvordan kan arbeidsgiver håndtere den det er varslet om på en god måte?
Mange utfordrende varslingssaker kommer brått, uventet og om forhold som mottaker av varslinger ikke var forberedt på, skriver advokat Erling Grimstad.
Alle virksomheter med flere enn fem ansatte skal ha rutiner for varsling av kritikkverdige forhold. Det er arbeidsgivers ansvar å påse at håndteringen av varslingssaker skjer på en trygg måte for alle berørte. Derfor skal arbeidsgiver vurdere risikoen for negative konsekvenser for varsler, omvarslede og andre berørte når det gjelder de psykososiale konsekvensene av en varslersak. Arbeidsgiver har dessuten en omsorgsplikt for varsler såvel som for omvarslede.
Det er vanskelig for arbeidsgiver å forutse hvilke typer av varslingssaker som kan komme. Mange utfordrende varslingssaker kommer brått, uventet og om forhold som mottaker av varslinger ikke var forberedt på.
Arbeidsgiver kan gjøre lite for å styre hvilke varslingssaker som kommer til varslingsmottaket eller til ledelsen. Ytringsfriheten og retten til å varsle om kritikkverdige forhold i arbeidsforhold, gir arbeidstakere gode muligheter til å varsle om ethvert kritikkverdig forhold de opplever i arbeidsforhold.
Det arbeidsgiver derimot kan gjøre noe med, er måten varslingssaker håndteres på. Kaos, konflikter, sykemeldinger, dårlig psykososialt arbeidsmiljø, gjengjeldelse, trakassering, dårlig kultur og ineffektivitet på arbeidsplassen kan skyldes arbeidsgivers håndtering av varslingssaken, ikke nødvendigvis varselet i seg selv.
Arbeidsgiver kan gjøre vondt verre ved å rote det til ved behandling av en varslingssak. Både feil som gjøres overfor varsler, omvarslede og andre berørte, kan bidra til å eskalere problemet eller de utfordringene som varslingssaken gjelder.
Denne artikkelen handler om enkelte forhold knyttet til arbeidsgivers håndtering av den det varsles om (omvarslede). Artikkelen er først og fremst skrevet for de som har oppgaver i varslingsmottak eller som på andre måter behandler varslingssaker.
Andre artikler vi har skrevet om hva du bør ha tenkt gjennom som varsler eller hva arbeidsgiver bør ha tenkt gjennom ved etablering av varslingsordning er tilgjengelig på www.governance.no
Hvilke kritikkverdige forhold varsles det om på norske arbeidsplasser?
Arbeidsgiver bør være klar over at det er arbeidstaker selv som velger hva det skal varsles om.
Varsling kan gjelde oppfatninger om destruktiv ledelse som ødelegger arbeidsmiljøet, trakassering, mobbing, diskriminering, kritikkverdig forskjellsbehandling, vold, brudd på interne regler eller retningslinjer, misbruk av stilling eller posisjon, tyveri, underslag eller andre former for økonomisk kriminalitet, skatteunndragelse, arbeidslivskriminalitet, brudd på krav til helse-, miljø og sikkerhet, bruk av rusmidler på jobb, brudd på etiske retningslinjer, sosial dumping, brudd på lovpålagt taushetsplikt, manglende vilje til å rette opp i alvorlige feil eller andre forhold.
Hvilke tanker kan omvarslede ha?
Det er selvsagt vanskelig å generalisere hva omvarslede tenker og tror. Men, det er noen åpenbare temaer som arbeidsgiver (varslingsmottaket) bør være kjent med. Varslersaken kan for eksempel være forårsaket av noe omvarslede oppfatter som en maktkamp, en skjult måte å hevne seg på omvarslede, hevngjerrige kollegaer eller utenforstående som ønsker å ramme omvarslede på ulike måter.
Særlig i situasjoner der omvarslede er leder, er det risiko for at omvarslede oppfatter saken som hevn for at lederen har benyttet sin styringsrett som leder eller fattet upopulære avgjørelser.
Varsling kan i utgangspunktet oppfattes å gjelde forhold som varsler av ulike årsaker ikke vil ta opp med omvarslede direkte. Det kan skyldes ulikt maktforhold i organisasjonen (overordnet/underordnet), manglende tillit, dårlig kommunikasjon, svak tilbakemeldingskultur, frykt eller redsel for negative konsekvenser, misforståelser eller andre forhold.
Et varsel kan derfor bety at varsleren ikke kan eller ikke ønsker å ta opp det kritikkverdige forholdet direkte med omvarslede. Det skaper grobunn for mistanke om at det også kan ligge noe mer bak varselet og at varselet er et symptom på noe annet som er mer alvorlig eller skadelig for enkeltpersoner, andre eller for virksomheten.
Et varsel kan forstås slik at omvarslede selv ikke er i stand til å rette opp i de kritikkverdige forholdene eller at varselet gjelder såpass alvorlige forhold at det bør anmeldes eller rapporteres til tilsynsmyndigheter eller til politiet. Varselet kan dermed lett skape en mistanke om alvorlige forhold eller representere en alvorlig mistanke som kan lede til opprulling av alvorlige kritikkverdige forhold.
Omvarslede kommer raskt i en situasjon eller forsvarsposisjon der omvarslede tenker at han eller hun raskt må bevise sin uskyld eller oppklare varslers beskrivelse av feil og misforståelser. I mange varslingssaker er det uklart hva varselet gjelder, noe som kan skape stor usikkerhet hos varsler om hva saken egentlig gjelder – eller hva omvarslede skal forsvare seg mot.
Mange saker gjelder kritikk mot personer i lederstillinger. Ledere er helt avhengig av tillit hos sine medarbeidere. En varslingssak vil ofte lede til at omvarslede er redd for å miste tilliten som er nødvendig for å kunne fortsette som leder på arbeidsplassen.
For omvarslede kan saken lett oppfattes som en sak som gjelder omvarsledes omdømme og fremtid både på nåværende og fremtidige arbeidsplasser. Omdømme er selvsagt også knyttet til hva andre vil tenke om omvarslede dersom de får vite om saken. Det kan gjelde egen familie, venner, kunder, forretningsforbindelse og andre som omvarslede har tilknytning til.
Enkelte saker kan skape grobunn for grunnleggende mistenksomhet mot omvarslede som fratar omvarslede all integritet. Kombinasjonen av kritikk som undergraver omvarsledes integritet og som omvarslede ikke har mulighet for å forsvare seg mot, kan åpenbart få svært alvorlige følger for omvarslede.
Arbeidsgiver har derfor et stort ansvar for å sørge for at saksbehandlingen er forsvarlig og at grunnløse påstander mot omvarslede blir håndtert på en måte som ikke gir grobunn for unødvendige spekulasjoner eller negative effekter for omvarslede eller for varsler.
Hvilke feil gjør enkelte arbeidsgivere overfor omvarslede?
Arbeidsgivere kan gjøre mange av de samme feilene overfor varsler som overfor omvarslede.
Ledere som ikke er objektive, kan risikere å gjøre seg opp en mening om saken uten grunnlag i fakta. Sympati og antipati mot varsler eller omvarslede kan lett farge den oppfatning enkelte beslutningstakere har. Derfor er det helt sentralt at saker håndteres av personer som er habile til å behandle slike saker.
I noen tilfeller er det viktigst for ledere å beskytte virksomhetens omdømme. Det kan bety at regelbrudd som avdekkes gjennom saken feies under teppe fordi saken kan skade virksomheten. Det kan også medføre at anklagene i seg selv er av en karakter som innebærer at ledere gjør kort prosess og kvitter seg med omvarslede raskt og effektivt, for å unngå at saken kleber ved virksomheten. Omvarslede har derfor ingen garanti for at en sak mot vedkommende vil bli undergitt saksbehandling eller overhode bli kjent for omvarslede.
Ledere som først og fremst tar avgjørelser ene og alene med bakgrunn i risikoen for omdømme for virksomheten, kan gjøre urett overfor både varsler og omvarslede.
Den som er utsatt for kritikk i en varslersak kan oppleve negative og usaklige konsekvenser fordi arbeidsgiver ønsker å tilgodese varsler og fryse ut omvarslede som ledd i en favorisering av varsler. I frykt for å miste en sentral, effektiv eller inntektsbringende medarbeider, kan arbeidsgiver risikere å foreta valg som er basert på å sikre inntekter fremfor å foreta riktige og objektive valg i den aktuelle varslersaken.
En feil arbeidsgiver kan gjøre er å tro at de kritikkverdige forholdene går over av seg selv og dermed unngå å saksbehandle saken slik at ryktene kan leve sitt eget liv på arbeidsplassen. Det å bruke for lang tid på en sak kan også vise seg å bli skjebnesvangert for omvarslede og føre til sykemelding og store negative konsekvenser.
Omvarslede som ikke blir tatt på alvor er også en feil arbeidsgiver kan gjøre. Dersom de som behandler saken ikke har ressurser eller kompetanse til å foreta slike undersøkelser som raskt kan avkrefte/bekrefte en sak, kan det medføre store negative konsekvenser for omvarslede.
Når omvarslede beskriver forhold som kan undersøkes for å avkrefte mistanken, bør det lede til at slike undersøkelser foretas og at informasjonen vurderes.
Brudd på taushetsplikten hos noen av dem som blir kjent med saken, kan få svært negative konsekvenser for omvarslede. Det er helt sentralt at ikke uvedkommende får kunnskap om forhold som kan skade omvarslede eller varsler før mistanken er bekreftet/avkreftet og de impliserte er informert først.
Mange av de feilene som går igjen, handler om at arbeidsgiver ikke er forberedt på hvordan de skal behandle saken. Mangelfulle saksbehandlingsrutiner for behandling av varslingssaker overlater ansvaret for saksbehandlingen helt og holdent til den eller de som mottar eller behandler varselet.
For omvarslede er forutsigbarhet nøkkelen til å kunne klare å stå i varslersaken. Forutsigbarhet skapes gjennom etablering av gode saksbehandlingsrutiner som følges og som både varsler og omvarslede kan sette seg inn i og forholde seg til.
Hvordan kan arbeidsgiver sikre forutsigbarhet overfor omvarslede?
Forutsigbarhet er helt sentralt for omvarslede. Årsaken er at en varslersak lett kan medføre rykter og spekulasjoner både om hva saken gjelder, hvem som er involvert og hvem som får informasjon. Det er åpenbart at omvarslede blir svært sårbar dersom omvarslede ikke får informasjon om hva saken gjelder eller hvem som kjenner til varslersaken på arbeidsplassen eller blant kunder eller andre berørte.
Saksbehandlingsrutinene for varslingsmottaket bør derfor omfatte regler for hvordan det kan sikres at omvarslede får vite:
- hva varselet gjelder, dvs. beskrivelse av saksforholdet, tid, sted og andre omstendigheter som gjør det mulig for omvarslede å identifisere hva kritikken gjelder så langt det er mulig,
- hvilke regler som gjelder for behandling av varslersaken,
- hvilke rettigheter omvarslede har,
- hvordan omvarslede skal kunne gjøre seg kjent med alle anklagene mot seg selv,
- når og hvordan omvarslede skal kunne besvare kritikken mot seg selv,
- hvilke krav som gjelder for saksbehandlingen,
- hvem som skal behandle varselet slik at varsler kan gjøre seg en oppfatning av vedkommendes habilitet,
- hvilke undersøkelser som foretas av personopplysninger som gjelder omvarslede, slik som gjennomgang av omvarsledes e-postkorrespondanse,
- hvordan intervjuer med omvarslede skal gjennomføres,
- om omvarslede har adgang til å ta med seg en person etter eget ønske i intervju,
- om arbeidsgiver betaler for eventuelle kostnader forbundet med advokat eller annen rådgiver,
- hvordan omvarslede kan gjøre seg kjent med utkast til rapport i varslingssaken og gis mulighet til å kommentere utkast til rapport før den blir endelig,
- hvilke andre personer som får informasjon eller kunnskap om varslersaken,
- hvordan varslingsmottaket og de som behandler saken sikrer at ingen uvedkommende får kunnskap om saksforholdet eller de opplysninger som omvarslede gir,
- hvordan saken prioriteres og hvilke ressurser og kompetanse som er satt på saken,
- hvor lang tid det antas at saksbehandlingen vil pågå.
Saksbehandling av varslersaker
Selv om du som arbeidsgiver ikke har noen plikt etter arbeidsmiljøloven til å saksbehandle varslersaker, anbefales det at alle slike saker saksbehandles.
Saksbehandlingen bør innrettes slik at den inngir tillit hos den varselet gjelder eller rammer. Det er måten saksbehandlingen gjennomføres på som avgjør om omvarslede kan ha tillit til ordningen og følge virksomhetens varslingsrutiner.
Arbeidsgiver bør ha god kontroll med hvem som mottar informasjon om varslingssaken.
Det bør føres logg for saksbehandling av varslingssaker slik at arbeidsgiver kan redegjøre for alle beslutninger og aktiviteter i saken. Saksbehandlingen bør innrettes slik at andre kan etterprøve hva som er gjort og ettergå kritikk som kan komme. Ofte vil et separat elektronisk saksbehandlings-system være løsningen for å ivareta disse hensynene.
De som skal behandle varselet bør ha kompetanse til å saksbehandle varselet på en måte som sikrer en forutsigbar prosess i samsvar med varslingsrutinene. Dette krever kunnskap om krav etter arbeidsmiljøloven, personvernregler (GDPR), kunnskap om hva som er lovbrudd, kompetanse til å innhente fakta gjennom elektroniske lagret informasjon, dokumenter eller intervjuer, og kompetanse til å gjennomføre bevisvurderinger og rapportere funn på en nøktern, balansert og korrekt måte.
Varslingsmottaket bør ha ressurser til å kunne behandle varslersaken umiddelbart om det kreves. Varslingssaker bør ikke bli liggende uten at noen har ansvar for å håndtere de.
Varsling og personvern
Arbeidsgiver skal ivareta personvernhensyn også for den eller de personer varselet gjelder. Informasjonen som mottas kan inneholde sensitive personopplysninger og må behandles deretter. Arbeidsgiver må derfor vite om det er lovlig grunnlag for å behandle varselet, sørge for god informasjonssikkerhet og oppbevare opplysningene slik at ingen andre enn de som må behandle disse, har tilgang.
