Av Jan Lindgren, informasjonssjef i Juristforbundet

Den fysiske arbeidsplassen vil bestå, men få mindre betydning, viser en fersk rapport fra Fremtidsforskningsinstituttet i København (Copenhagen Institute for Futures Studies).

Halvannet år med Covid-19 har skapt en samfunnskrise som i uforutsett omfang og varighet har satt fart på eksisterende utviklingstrender, skapt nye problemer og stresstestet arbeidsliv og arbeidsplasser for alle – spesielt kunnskapsarbeidere. Hjemmekontor, digitale arbeidsprosesser og skjermbaserte møter er blitt hverdagen for mange av oss. Og pandemien er ennå ikke over.

Ingen kjenner ennå rammene for fremtidens arbeidsliv, men alt tyder på at hybridhverdagen er kommet for å bli. Dette er fortsatt nytt for de fleste. Framtidens modeller for arbeid og samarbeid må utvikles under dagens forhold, med raske endringer og utfordringer for aktørene. Noe som setter innovasjon under press. Det forventes økende friksjon mellom aktørene på arbeidsmarkedet inntil organisasjonene finner en ny balanse mellom kontor og fjernarbeid.

Dette er utgangspunktet for den nye rapporten fra det danske kompetansemiljøet for forskning på framtiden.

Arbeidsplassen er i endring

Arbeidsplassmodellen har utviklet seg evolusjonært og sakte de siste 50 årene, og de fleste arbeidsplasser ligner hverandre med små variasjoner. Derfor kom koronakrisens påtvungne hjemmearbeid overraskende, og en endring fra den ene dagen til den andre ble nødvendig. Samfunnet er stort sett åpnet igjen, men det er ingen vei tilbake til fortiden. Arbeidsplassen var rommet der du utførte arbeidet ditt, var sosial med kollegene og levde ut dine faglige ambisjoner. Hybridløsningene har kommet for å bli, og vi må finne en ny balanse.

Med digitalisering, endret medarbeideratferd og nye ledelsesprinsipper skjer det betydelige endringer innenfor arbeidsprosesser, arbeidsstrukturer, samarbeid og kommunikasjon. Denne nytenkningen kan øke konkurranseevnen, men også rokke ved strukturer og kulturer som er etablert på arbeidsplassene. Likevel er de fl4este arbeidsplasser endret for alltid og har blitt en hybrid mellom det fysiske felleskontoret og det digitale fjernkontoret.

Denne endringen påvirker kunnskapsarbeidere mest. Med digitalisering og teknologi frigjøres arbeidslivet og produktiviteten i økende grad fra tid og sted. Arbeidsgivere må være klar over at arbeidsplassmodellen vil være avgjørende for ansattes valg av arbeidsplass. I et arbeidsmarked med økt konkurranse om å tiltrekke seg og beholde verdifulle arbeidstakere, vil arbeidstakerne i realiteten ha avgjørende innflytelse på modellen for den hybride arbeidsplassen.

Fem trender for framtiden

Forskningsrapporten har definert fem trender for framtidens hybride arbeidsplass:

Digitalisering

Datamaskinen er viktigere for arbeidet enn pulten. Vi vil se en eksplosjon av digitale muligheter med stor betydning for effektivitet, produktivitet og ansattes trivsel. Arbeidsplassen vil i fremtiden bygges rundt det digitale arbeidslivet, supplert med fysiske kontaktpunkter. Den felles forståelsen utfordres på arbeidsplassen, samtidig som vi vil se økende kompleksitet med flere muligheter og utfordringer. Jo høyere tillit i organisasjonen, desto mer kan arbeidsplassen digitaliseres og mindre fysisk tilstedeværelse blir nødvendig.

Analogisering

Framtidens fysiske arbeidsplass blir virkelig fysisk. Den fysiske arbeidsplassen blir en differensiert møteplass, hvor det fysiske møtet står i sentrum. Samtidig underbygger dette den viktigere digitale arbeidsplassen. Den fysiske arbeidsplassen skal velges proaktivt av den enkelte ansatte og vil i økende grad brukes til viktige interaksjoner, friksjoner og uforutsigbare møter der deltakerne har behov for å møtes ansikt til ansikt.

Nettverks- og kunnskapssamfunn

Oppgavefellesskap blir viktigere enn fysisk nærhet. Arbeidsplassen beveger seg fra å være orientert mot de fysisk nærmeste kollegene til relasjoner som er relevante for oppgavene. Det skaper uavhengighet av tid og sted, og muliggjør arbeid på tvers av organisasjonen. Nettverkssamfunnet forsterker dermed den utbredte tendensen til større selvstendighet, mer selvledelse og færre ledelsesnivåer. I nettverkssamfunnet er arbeidstakeren i større grad satt fri til å organisere verdiskaping med fokus på de umiddelbare oppgavemålene.

Nye samfunnsmessige forventninger

Den transparente arbeidsplass i symbiose med samfunnet. Arbeidsplassen påvirkes i økende grad av nye samfunnsnormer og forventninger, men også av politiske initiativ. Arbeidsplasser og organisasjoner må derfor utvikles med et stadig økende fokus på bærekraft og miljø, psykisk og fysisk helse, likestilling, inkludering og mangfold. I tillegg forventes det at aktørene på arbeidsplassen viser økende samfunnsansvar og samfunnsstøtte.

Ansattes atferd

Medarbeiderne er toneangivende for arbeidsplassmodellen. Arbeidsgivere må posisjonere seg i et arbeidsmarked der organisasjoner sliter med å tiltrekke seg og beholde de rette talentene og kompetansen. Ansattes atferd og preferanser vil derfor sette rammen for utformingen av framtidens hybride arbeidsplass. En arbeidsplassmodell med mulighet for fjernarbeid og fleksibilitet vil være en avgjørende parameter for en økende andel jobbsøkere.

Fire scenarier for arbeidsplasser

Rapporten fra Fremtidsforskningsinstituttet beskriver fire framtidsscenarier for ulike arbeidsplasser, der de to aksene skiller mellom et analogt og et digitalt fokus, og mellom fokus på fellesskap eller individualisme.

Fabrikken (analog + individuell)

Hoveddriveren for denne tilnærmingen er at digital teknologi «svikter». Det vil si at produktivitet, effektivitet, trivsel og innovasjon ikke fungerer digitalt. Fabrikken er en overveiende analog arbeidsplass med fokus på individet, hvor flertallet kommer inn fysisk for å jobbe. Den fysiske arbeidsplassen vil være slik vi kjenner den i dag med få, mindre justeringer, mens den digitale arbeidsplassen fungerer støttende. Den fysiske arbeidsplassen forblir en selvstendig matrikkel, uavhengig av omkringliggende infrastruktur, men med fokus på ansattes behov på arbeidsplassen og et aktivitetsbasert utgangspunkt.

Markedsplassen (analog + fellesskap)

Verdiskaping skifter fra drift til innovasjon, og de mest talentfulle teamene er de som fremstår som vinnere. Markedsplassen er en overveiende analog arbeidsplass med fokus på samarbeid, hvor flertallet kommer inn fysisk for å jobbe. Både den fysiske og digitale arbeidsplassen fungerer som en markeds- og samarbeidsplass basert på nettverk, der tanker og ideer skapes sammen. Den fysiske arbeidsplassen er basert på nettverk og samhandling mellom de ansatte for å oppnå verdiskaping. Den fysiske arbeidsplassen forblir en selvstendig matrikkel, uavhengig av omkringliggende infrastruktur, men med fokus på ansattes behov på arbeidsplassen og et aktivitetsbasert utgangspunkt.

Palasset (digital + individuell)

Overveiende digital arbeidsplass med fokus på individet. Den fysiske arbeidsplassen fungerer som et palass hvor de få og utvalgte møtes til «audiens» et gitt publikum. I mellomtiden er den digitale arbeidsplassen nettverksbasert og skaper fellesskap, identitet og kultur. Medarbeideren kan digitalt sikre produktivitet, effektivitet og trivsel, samtidig som det digitale understøtter samarbeid. Den fysiske arbeidsplassen har begrenset med plass, beregnet for de mest verdifulle medarbeiderne og møter med andre ansatte og samarbeidspartnere.

Forsamlingshuset (digitalt + fellesskap)

Hovedsakelig basert på fjernarbeid, hvor den fysiske arbeidsplassen kompletterer de aktiviteten som best foregår analogt. Forsamlingshuset er en overveiende digital arbeidsplass med fokus på samarbeid basert på nettverk. Den fysiske arbeidsplassen brukes til å skape den verdien som ikke skapes optimalt digitalt. Det er et hus hvor den brede, desentraliserte organisasjonen møtes for å danne fellesskap. Den digitale arbeidsplassen er nettverksbasert og danner grobunn for fellesskap, identitet og kultur. Medarbeideren kan digitalt sikre produktivitet, effektivitet og trivsel, samtidig som digitale plattformer støtter opp under samarbeidet.

Rapporten «Kontorarbejde i en digital virkelighed» er utarbeidet av Copenhagen Institute for Futures Studies i samarbeid med Nykredit, Novozymes, Erik Arkitekter, Dansk Facility Management og DTU Management. Den kan lastes ned fra www.cifs.dk.