KOFA: Slik unngår du å bryte anskaffelsesreglene

– Regelbrudd! Det er konklusjonen i flertallet av de sakene som blir avgjort i Klagenemnda for offentlige anskaffelser, Kofa. Enten det er snakk om avgjørelser eller råd, så sier nemnda oftere at det er brudd på reglene enn at det ikke er det.

Følg med! råder Anneline Vingsgård, som er direktør i Klage­nemndssekretariatet. Der har hun ansvaret for ni klagenemnder som behandler klager på alt fra markedsføring til stiftelser.

– Det er viktig å investere tid i å lese Kofa-avgjørelsene jevnlig slik at du bygger deg opp en forståelse av hvordan nemnda vurderer de ulike situasjonene, råder hun jurister som arbeider med offentlige anskaffelser. Også utviklingen hos EU-domstolen er det viktig at du holder deg oppdatert på.

Enda viktigere er likevel forarbeidene:

– Bruk tid på å forstå de ulike hensynene bak regelverket, sier Vingsråd. Hvis du skjønner dem, er det enklere å vite hvordan prosessen skal legges opp og hvordan anskaffelsen skal ende opp med riktig resultat selv om det oppstår situasjoner i konkurransen som er vanskelige å håndtere.

Miljøproblemer

Nå er det miljøet som skaper nye problemer for dem som arbeider med offentlige anskaffelser. Nærmere bestemt miljøbestemmelsen som kom inn i anskaffelsesforskriften fra nyttår 2024.

Bare i løpet av en uke i august i fjor ga for eksempel Kofa beskjed til Helse Nord, Arbeids- og velferdsetaten og Åsnes kommune om at de ikke hadde vektet klima og miljø nok og på riktig måte. Anskaffelsene var så forskjellige som pasienttransport, arbeidsmarkedsopplæring og parkvedlikehold.

I september fulgte Kofa opp med å konkludere med brudd på reglene hos Sykehusinnkjøp (rør- og VVS-vedlikehold), Rogaland fylkeskommune (ventilasjons- og kuldetjenester) og Innkjøpssamarbeidet for Hadeland (tømming av næringsavfall).

Stabile temaer

Bortsett fra miljøbestemmelsen fastslår Anneline Vingsgård at det ikke er noen stor endring i regelbruddene fra år til år.

– Vi har mange saker som handler om oppfyllelse av kvalifikasjonskrav, tilbudsevaluering og begrunnelse. Disse temaene har vært ganske stabile de siste årene, forteller hun.

Det er også en del saker om ulovlige direkteanskaffelser og ulovlige tildelingskriterier.

Vingsgård avdramatiserer det at en såpass stor andel av sakene viser seg å være brudd på reglene:

– Regelverket for offentlige anskaffelser er et komplisert regelverk å forholde seg til. At det noen ganger ender med brudd, er derfor ikke unaturlig, sier hun.

Hun understreker likevel at det er viktig for offentlige oppdragsgivere å ha god kompetanse på regelverket slik at de unngår feil i størst mulig grad. Det gjelder spesielt der kontrakten ender opp med å gå til feil leverandør.

Alvorlig uten kunngjøring

Det mest alvorlige bruddet på regelverket er der hvor anskaffelsen ikke er kunngjort og hvor det hevdes at det er gjort en ulovlig direkte anskaffelse, ifølge Vingsgård. Slike feil hindrer konkurranse om kontrakten.

Det samme sier Kristian Strømsnes. Han er forsker på Universitetet i Bergen og underviser i offentlige anskaffelser.

– Det farligste, selve kardinalsynden, er å inngå en kontrakt som skulle vært kunngjort, uten å kunngjøre den først, sier han.

– Før 2017 var det overlatt til domstolene å håndtere slike brudd. Det fordret fullt søksmål, sier Strømsnes.

Fra 2012 til 2015, da det var domstolene som måtte ilegge gebyr for overtredelser, kom det inn bare to klager med krav om sanksjoner. Siden 2017 har antallet passert 200 slike gebyrsaker.

Mangler rettskilder

Strømsnes regner med at klagene på miljøbestemmelsen kommer til å stabilisere seg etter hvert.

– Dette er en særnorsk bestemmelse som ikke nødvendigvis finnes i samme format i EU-retten. Derfor er den komplisert, og det er ikke fullt så mange rettskilder å støtte seg på ennå, forklarer jussforskeren.

Anneline Vingsgård mener at det er svært viktig å passe på at alt går riktig for seg:

– Offentlige oppdragsgivere forvalter store summer, og det er derfor svært viktig at de forvaltes til det beste for oss som bor i Norge, sier hun.

– De som ønsker en direkte anskaffelse uten kunngjøring, må være sikre på at det finnes et unntak som de kan bruke.