Krav om innsyn hos statsforvalter lå ubehandlet etter fem år 

Før nyttår informerte regjeringen om at det hos statsforvalteren for Østfold, Buskerud, Oslo og Akershus ble avdekket et alvorlig avvik hvor enkeltpersoner ikke hadde fått behandlet sine klager på vedtak om tvangsmedisinering.

Statsforvalteren hadde, ifølge regjeringen, også brutt offentlighetsloven ved å ikke behandle en stor mengde innsynskrav. Avvikene førte til at statsforvalter Valgerd Svarstad Haugland gikk av ved nyttår.  

Urovekkende funn i undersøkelse  

Juristen kontaktet Sivilombudet for å få vite ombudets erfaring med forvaltningens håndtering av innsynsbegjæringer. Saksbehandlingstid og manglende svar er hva som klages mest på til ombudet, med 1248 klager i 2023. Av de det klages på totalt til Sivilombudet, er statsforvaltere nummer to på listen, bare slått av klager på kommuner.   

Overfor Juristen kunne Sivilombudet fortelle at det hadde en pågående undersøkelse av praktisering av saker knyttet til innsynsbegjæringer etter offentlighetsloven nettopp hos statsforvalteren for Østfold, Buskerud, Oslo og Akershus. Undersøkelsen, som ble saksbehandlet av jurist og spesialrådgiver hos Sivilombudet Heidi Quamme Kittilsen, ble igangsatt etter en konkret klage i fjor høst. Svaret fra Statsforvalteren, som var klart før jul, viste seg å være urovekkende.  

Statsforvalteren oppga nær 1000 ubesvarte innsynskrav, hvor godt over halvparten var mer enn ett år gamle.   

– Så lang behandlingstid med et så stort antall saker er nok blant de alvorligste tilfellene vi har sett, sier Hanne Harlem til Juristen.

Sivilombudet har nå sendt et svar til statsforvalteren om oppfølgingspunkter, og informasjon om hvordan ombudet vil følge saken videre.

Utgangspunktet i offentlighetsloven er åpenhet. Tilbakehold av opplysninger er unntaket og må begrunnes med hjemmel i lov. Normalt skal den som krever innsyn, få svar på sitt innsynskrav, om det er gitt avslag, eller helt eller delvis innsyn, innen en til tre dager. Sivilombudet har ikke sett på statsforvalterens behandling av helseklager i sin undersøkelse.  

Ubesvart innsynskrav fra 2019  

Etter at Sivilombudet ba Statsforvalteren i Østfold, Buskerud, Oslo og Akershus om å redegjøre for saksbehandlingstiden i saker om innsyn etter offentlighetsloven, kom det frem at det er særlig statsforvalterens helseavdeling som har utfordringer. I statsforvalterens svar til sivilombudet heter det blant annet følgende om helseavdelingen:  

«Avdelingen har dessverre frem til sommeren 2024 hatt en ufullstendig praksis for behandling av innsynskrav. Denne praksisen har ført til at mange innsynskrav ikke er blitt behandlet. Helseavdelingen har manuelt gått gjennom alle ubesvarte innsynskrav som er kommet inn de siste 12 månedene. Gjennomgangen viser at omfanget er betydelig, og at det dreier seg om 339 innsynskrav i til sammen 889 dokumenter. Et lite antall av disse (14 innsynskrav) har blitt besvart i ettertid etter purring eller nytt innsynskrav fra samme person.

Avdelingen har videre funnet ubehandlede innsynskrav som er eldre enn 12 måneder. I en epostmappe for ubehandlede innsynskrav ligger det totalt 969 elementer, der 639 krav er eldre enn 12 måneder. Avdelingen har ikke oversikt over om disse innsynskravene fortsatt er aktuelle, eller om enkelte av kravene er svart ut i ettertid», heter det i svaret.

Før det informeres om det aller verste tilfellet.  

«Det eldste ubehandlede innsynskravet vi har funnet ligger i e-postmappen til Helseavdelingen og er datert 18.12.2019», skriver statsforvalteren som også forteller at situasjonen nå er bedre.  

«For Helseavdelingen er det vanskelig å si noe konkret om gjennomsnittlig behandlingstid, da restansene er så omfattende. Avdelingen fikk nye rutiner sommeren 2024 og styrket innsynsteamet med én student. Etter disse endringene har kapasiteten bedret seg, og antall ubehandlede innsynskrav er på et mer håndterbart nivå. Ved å gjøre stikkprøver har avdelingen funnet at gjennomsnittlig behandlingstid for innsynskrav som har kommet inn etter sommeren 2024 er på 7,1 dager».  

Jusstudenter jobber i innsynsteam  

I sin redegjørelse overfor Sivilombudet forteller statsforvalteren om bemanningen på behandling av innsynsbegjæringer etter offentlighetsloven.  

«Helseavdelingen har et eget innsynsteam med fire jusstudenter (hver i 30 % stilling) og en annen ansatt som behandler alle innsynskrav etter offentleglova. Teamet følger en vaktordning slik at det hver dag er en tilgjengelig innsynsmedarbeider på jobb. Studentene sender svaret på høring og til godkjenning til saksbehandleren som står på dokumentet før ekspedering. Dersom saksbehandleren som står på dokumentet ikke er jurist, sendes svaret på høring og godkjenning til en ansvarlig jurist».

Statsforvalteren skriver videre at det også i barnehage- og utdanningsavdelingen jobber en jusstudent i 30 prosent stilling som behandler innsynskrav.  

Tre av ti klager på lang saksbehandlingstid  

Den siste årsmeldingen som er offentliggjort fra Sivilombudet er for året 2023. Den viste en klar økning i antall klager på forvaltningsorganers behandling av innsynskrav. Tre av ti klager ombudet fikk inn, handlet om manglende svar eller lang saksbehandlingstid hos forvaltningen.

Sivilombudet har også avdekket en rekke tilfeller der vedtak mangler tilstrekkelig begrunnelse, noe som kan gjøre det vanskelig for borgerne å forstå grunnlaget for avgjørelsen eller vurdere om de bør klage.

– Kvaliteten på saksbehandlingen er avgjørende for borgernes rettssikkerhet. En mangelfull eller urimelig saksgang kan føre til rettstap for enkeltpersoner, sier Harlem.  

Nå jobber Sivilombudet med årsmelding for 2024, som skal overleveres Stortinget 25. mars. Harlem ønsker ikke å gå ut med innholdet av den, men kan allerede nå, overfor Juristen, fortelle at økningen i klager på lang, eller uteblivende, behandling av innsynsbegjæringer, vedvarer. Offentlighetsloven krever rask behandling av innsynsbegjæringer, men flere forvaltningsorganer sliter med å overholde fristene.   

– Ofte opplever vi at klagerne kontakter oss direkte fordi de ikke får svar. Dette burde være unødvendig hvis organene hadde fulgt sine egne retningslinjer, forklarer Harlem.  

Pressen rammes  

Sivilombudet påpeker at lang saksbehandlingstid rammer pressens evne til å utøve samfunnskritikk. Harlem viser til en sak der en samfunnsengasjert borger ikke fikk svar før en viktig behandling i kommunestyret var avsluttet.  

– Dette viser hvordan lang saksbehandlingstid kan undergrave formålet med offentlighetsloven, nemlig å sikre åpenhet og offentlig kontroll, sier Harlem.  

Hun understreker at Sivilombudets rolle er å tilby en lavterskel klageordning som skal sikre at innbyggerne får ivaretatt sine rettigheter uten å måtte gå til domstolene.  

– Dette er ikke bare et spørsmål om innsyn, men om demokratiets grunnleggende prinsipper. Når offentligheten ikke får den informasjonen den har krav på, svekkes muligheten til å utøve reell kontroll med makthaverne, sier hun.  

Vanskelig å få kontakt   

Harlem kan også fortelle at mange som er i kontakt med sivilombudet opplever at det er vanskelig å komme i kontakt med personer som de kan snakke med i forvaltningen.  

- De henvises til chatbot og veileder på nettsider, og det er jo kjempefint. Men det er jo ikke alltid tilstrekkelig og mange opplever at det er vanskelig å komme i kontakt med mennesker. Nylig hadde vi en sak hvor en hadde prøvd å få svar på noe fra en avdeling hos politiet. Vedkommende fikk beskjed om at «vi svarer ikke på telefon fordi det tar for mye tid. Vi må få nedbygget restansene». På et vis er jo det noe man kan skjønne fordi man blir så fokusert på at man skal få gjort jobben sin. Men det er altså også en del av jobben å ha kontakt med publikum og veilede og være tilgjengelig og forklare, sier Harlem.