Happy og hybrid? Oppfordrer til å finne ut av det fleksible arbeidslivet

Fjernarbeid, fleksibilitet og ulike kontorløsninger er kommet for å bli. Derfor må man ha en strategi for å lykkes, sier forsker og forfatter.

F.v. Magne Skram Hegerberg og Jan Kristian Karlsen (Foto: Juristen)
F.v. Magne Skram Hegerberg og Jan Kristian Karlsen (Foto: Juristen)

Hjemmekontor er noe de fleste har blitt godt kjent med de siste årene og noe vi er blitt vant til. Men allerede nå – og kanskje i sterkere grad i fremtiden – vil man jobbe fra nær sagt alle mulige steder og på mange ulike teknologiske plattformer. Med det som bakteppe; Hvilke erfaringer er gjort og hva bør man tenke på når man organiserer arbeidshverdagene fremover? Det tar Jan Kristian Karlsen for seg i boken «Kunsten å lykkes med hybride arbeidsplasser» som kom denne høsten.  

Karlsen arbeider med forskning, undersøkelser og rådgivning på feltet hybride arbeidsplasser og hva som skal til for å skape gode og produktive arbeidsplasser. 

- Å jobbe hybrid innebærer å jobbe fra flere steder. Hjemmekontor og jobbkontor er selvfølgelig en stor del av dette i dag og det var koronapandemien som virkelig satte fart på det. Dessuten er det en teknologidrevet utvikling som gjør at dette kunne ha skjedd mye tidligere enn det gjorde. Det har vært mulig å jobbe hybrid i flere tiår, slår Karlsen fast da Juristen møter ham på Juristenes Hus i samtale med Juristforbundets generalsekretær Magne Skram Hegerberg.  

I boken presenteres blant annet funn fra undersøkelser om juristers arbeidsmønster som han og Juristforbundet utførte blant forbundets medlemsmasse. Funnene, som tidligere har vært omtalt i Juristen, viser at den beste og mest produktive arbeidsplassen for de fleste jurister er en skjermet arbeidsplass. Det vil si enekontor og hjemmekontor, samt delt kontor med inntil fem arbeidsplasser ved bruk av stillerom og gjerne i kombinasjon med hjemmekontor, ifølge undersøkelsen. 

- Altså en såkalt hybrid arbeidsplass, sier Karlsen. 

Ifølge undersøkelsen gir det dårligst resultater å jobbe i kontorlandskap med mer enn ti arbeidsplasser. I 2021 jobbet 22 % av juristene i slike kontorlandskap.  

Kontrarevolusjon? 

- Hvordan ser fremtiden ut i en stadig mer digitalisert verden? Vil enda flere arbeide hybrid? 

- Vi kan ikke vite om dette bare vil øke eller om det kommer en slags kontrarevolusjon, men fleksibiliteten som man får med å jobbe hybrid gir store fordeler. Fleksibilitet er også positivt for produktiviteten. Fordelene er større en bakdelene, selv om det er mange dilemmaer og paradokser sier Karlsen.

- For å få best mulig effekt bør man kartlegge arbeidsmønstre i organisasjonen. Resultatene bør inndeles i ulike grupper, før man differensierer på individnivå. Det mange feiler på er at man starter med individnivå, overlatt til nærmeste personalleder, sier Jan Kristian Karlsen (Foto: Juristen)

«I valget mellom å ignorere eller å jobbe for å lykkes med hybride arbeidsplasser, er førstnevnte en lite farbar vei. Hovedansvaret i den enkelte virksomhet hviler på toppledelsen. Imidlertid er ledere usikre på hvordan de skal tilnærme seg problemstillingene. Det er høyst forståelig, for om mulighetene er mange og høyst interessante, er fallgruvene store», skriver han i boken. 

Den mest opplagte fallgruven er at hjemmekontor og annet fjernarbeid kan svekke samarbeid og fellesskap i organisasjonen peker han på, men sier også at ledere som underkjenner ansattes ønsker om fleksibilitet i arbeidshverdagen vil oppleve problemer med å rekruttere og beholde attraktiv arbeidskraft, samt de eldste seniorene og arbeidstakere med barn.  

- Derfor er det viktig å ha en solid strategi for hybrid arbeid, råder han. 

Differensiere  

Så skal man ha kontor eller skal man ikke ha kontor? I boken peker Karlsen blant annet på at en hybrid arbeidshverdag åpner for å dele mer. 

- Det er fornuftig å ikke bruke mer kontorareal enn vi trenger. Kontorlandskap uten faste plasser og underdekning er velkjent, men også cellekontorer og teamkontorer kan deles av flere, sier han og skriver i boken at hybrid arbeid, gjort på riktig måte, er vinn-vinn for samfunnet, virksomhetene og medarbeiderne.  

For å finne gode kontorløsninger må man innhente kunnskap om brukernes arbeidsmønstre og fordeler og ulemper ved eksisterende løsninger, påpeker Karlsen.   

- Så hvordan kan man lykkes med hybride arbeidsplasser? 

- For å få best mulig effekt bør man kartlegge arbeidsmønstre i organisasjonen og helst med mest mulige nøytrale spørsmål. Resultatene bør inndeles i ulike grupper, basert på ulike bakgrunnsvariabler og ulike mønstre, - før man differensierer på individnivå. Det mange feiler på er at man starter med individnivå, overlatt til nærmeste personalleder. Man må også ha gode fasiliteter der man jobber, herunder gode ergonomiske arbeidsplasser, og det må være gode rammebetingelser for stedsuavhengig digitalt arbeid, hvor datasikkerhet i godt ivaretatt og uten at det går ut over brukervennligheten. Disse temaene er det lett for at man ikke tar seriøst nok. 

- Når det gjelder tilgjengelighet, er det viktig med gode rutiner. Man må skape synlighet til hverandre i organisasjonen, både digitalt og fysisk.  

Forskning og kontorlandskap 

Karlsen sier det trengs forskningsbasert kunnskap på området og advarer i boken mot det han beskriver «som svake og misvisende undersøkelser».  

I boken viser han i den forbindelse til at Kunnskaps- og moderniseringsdepartementet (KMD) i 2020 – i et svar til Juristforbundet om kontorlandskap i det nye regjeringskvartalet – skrev at forskning viser at egenmeldt sykefravær i aktivitetsbaserte arbeidsplasser er lavere enn for løsninger med cellekontor alene. 

«Dette er oppsiktsvekkende. Departementet viser til forskning som ikke finnes, og ser bort fra forskningen fra statens eget forskningsinstitutt for arbeidsmiljø (STAMI) som har funnet at det er høyere sykefravær i åpne og aktivitetsbaserte kontorlandskap», skriver han i boken.  

Karlsen peker på at dette viser at åpne og aktivitetsbaserte arbeidsplasser øker sannsynligheten for mer sykefravær, men at «hjemmekontorrevolusjonen» også må tas inn i dette bildet. 

- Ved hyppig bruk av hjemmekontor fremstår faste plasser som arealsløseri. Imidlertid fordufter ikke utfordringer med avbrytelser og støy og forskning som peker på høyere sykefravær, sier han.