Dette må du vite om advarsler i et arbeidsforhold

Juristforbundets advokatkontor får jevnlig spørsmål knyttet til reaksjoner fra arbeidsgiver. En form for reaksjon er advarsler. Bruk av advarsler i et arbeidsforhold er et utslag av arbeidsgivers styringsrett. Arbeidsmiljøloven inneholder ingen regler som regulerer bruk av advarsler i arbeidsforhold. Man kan derimot trekke ut en rekke prinsipper fra praksis i arbeidslivet samt domstolenes vurderinger i konkrete saker. 

Prinsippene regulerer gjeldende rett og er styrende for krav til når advarsler gis, hvordan de gis og hva de innebærer. Arbeidsrettens ulovfestede saklighetskrav vil uansett gjelde. For statsansatte reguleres vilkårene for og bruken av ordensstraffer i statsansatteloven § 25. 

Formål

Advarsler har to formål. For det første vil det være en korreksjon på den ansattes opptreden. På denne måten kan advarselen også være med på å klargjøre for arbeidstakeren hvilke regler som gjelder i arbeidsforholdet, hvilke krav som stilles til oppførsel, hva slags resultater som forventes osv. 

Videre vil en advarsel kunne styrke arbeidsgivers bevissituasjon. Dersom arbeidstaker mottar en advarsel er dette en klar indikasjon på at hvis forholdene ikke endres, så risikerer vedkommende ytterligere reaksjoner fra arbeidsgiver, som for eksempel å bli sagt opp fra sitt arbeidsforhold. En advarsel må derfor tas på alvor.

Typer advarsler og når de bør brukes

Arbeidsgiver kan gi en arbeidstaker enten en muntlig eller en skriftlig advarsel. En muntlig advarsel bør skriftliggjøres som følge av notoritetshensyn. For eksempel kan en muntlig advarsel gis i en personalsamtale som referatføres, eller den kan bekreftes via e-post. I praksis anses en muntlig advarsel for å være mindre alvorlig enn en skriftlig. De benyttes gjerne i forkant av en skriftlig advarsel, selv om dette ikke er et vilkår for å gi en skriftlig advarsel. 

Det kan tenkes ulike grunner til at en arbeidsgiver ønsker å ta i bruk advarsel som et virkemiddel for å endre uønsket atferd. Det kan være hvor den ansatte nekter å følge ordre eller bryter interne retningslinjer jevnlig kommer for sent, utfører dårlig kundebehandling, har dårlig oppførsel mot kollegaer eller tar for lange pauser. 

Mindre og mer bagatellmessige forhold bør som et utgangspunkt ikke forsøkes korrigert ved bruk av advarsel. Slike forhold kan som regel avhjelpes ved opplæring og veiledning fra arbeidsgiver. Likevel er det slik at mindre og mer bagatellmessige forhold samlet kan medføre at en advarsel anses å være nødvendig. 

Arbeidsgiver bør benytte advarsler dersom forholdene anses å være såpass alvorlige at arbeidsgiver tenker at det på sikt kan bli snakk om å avslutte arbeidsforholdet. I slike tilfeller vil advarselen ha en viktig funksjon for å korrigere arbeidstakers adferd, men også for å kunne bevise at forholdene har blitt tatt opp og at arbeidstaker er gitt mulighet til forbedring. 

Formkrav

Det foreligger ingen formelle krav til hvordan en advarsel skal gis. Å gi en skriftlig advarsel vil være mest hensiktsmessig både for arbeidsgiver og arbeidstaker. For arbeidsgiver vil det være dokumentasjon som kan benyttes ved senere oppfølgning eller opphør av arbeidsforholdet. 

For arbeidstakers del er en skriftlig advarsel tøffere å motta enn en muntlig, men det vil kunne oppleves enklere å forholde seg til et skriftlig dokument fremfor muntlig tilsnakk ettersom det vil komme tydeligere frem av dokumentet hva arbeidsgiver reagerer på. En skriftlig advarsel har dessuten en mer formell form enn en muntlig advarsel. 

Når det gis en advarsel, bør det fremkomme klart at det er tale om en advarsel. Videre bør det fremkomme hva som er grunnlaget. Advarselen bør i tillegg inneholde arbeidsgivers forventninger til arbeidstakeren fremover og at den vil kunne benyttes i en eventuell oppsigelse- eller avskjedssak. 

I forkant av at advarselen meddeles arbeidstaker, er det en anbefalt fremgangsmåte at arbeidsgiver innkaller arbeidstakeren til en samtale for å drøfte forholdet slik at arbeidstaker får anledning til å forklare seg. På denne måten sikres arbeidstakers rett til kontradiksjon. I tillegg kan resultatet av en slik samtale være at arbeidsgiver forstår at det er tale om en misforståelse og at arbeidstakeren dermed ikke gis en advarsel likevel. 

Det anbefales at det skrives referat fra slike samtaler. Arbeidstaker bør også gis anledning til å gi en skriftlig forklaring som eventuelt legges ved advarselen. 

En advarsel bør komme relativt raskt etter at forholdet har skjedd, men likevel slik at arbeidsgiver har noe tid til å sjekke ut de faktiske forholdene i forkant. 

Advarsler er en alvorlig korreksjon. Det innebærer at advarsler ikke skal gis uten at faktum er tilstrekkelig gjennomgått og at det foreligger saklig grunnlag.

Kan arbeidstaker bestride en advarsel?

Vanligvis vil arbeidsgiver kreve at arbeidstakeren signerer på at advarselen er mottatt. Signering av mottak innebærer ikke at den ansatte er enig i advarselen og den ansatte er heller ikke pliktig til å akseptere innholdet i advarselen. 

Dersom arbeidstakeren er uenig i advarselen og dens innhold, kan han eller hun vurdere å ta opp forholdet med sin arbeidsgiver. Det kan medføre at arbeidsgiver trekker advarselen eller eventuelt modererer den. Som medlem kan du her få bistand av Juristforbundet Advokatkontor.

Oppfølgning og varighet

Etter at en advarsel er gitt bør arbeidsgiver følge opp arbeidstakeren i henhold til advarselen. Manglende oppfølgning, og eventuelt manglende oppfølgning av nye forhold, kan medføre at den tidligere advarselen mister sin bevismessige verdi. 

Normalt lagres en skriftlig advarsel i den ansattes personalmappe uten foreldelse. For statsansatte er det lovregulert i statsansatteloven § 25 fjerde ledd at opplysninger om ordensstraff kan lagres i personalmappen i fem år. Advarsler kan dermed trekkes frem på et senere tidspunkt. 

Som et utgangspunkt vil en advarsel ha mindre betydning jo lenger tid som går, men fra rettspraksis er det eksempler på at advarsler som er gitt mellom et og fire år tilbake i tid har blitt tillagt vekt i oppsigelsessaker. Også eldre advarsler kan tenkes å få betydning dersom de gjelder samme forhold som er aktuelt i oppsigelsessaken. 

Hvor langt tilbake i tid en advarsel kan tillegges vekt, må likevel vurderes konkret i det enkelte tilfellet.