«Lønnssamtalen: Å fastsette lønn for den enkelte medarbeider, er ikke alltid like enkelt»

Lønnsmidlene er gjerne begrensede og de skal fordeles på mange dyktige medarbeidere. 

I tilknytning til den vurderingen som skal gjøres, er lønnssamtalen et forum hvor både arbeidsgiver og arbeidstaker kan legge frem sine innspill for å kartlegge måloppnåelse, motivasjon og forventninger om leveranse og lønnsutvikling. 

Juristforbundet har nylig lansert en fersk lønnsstatistikk. Den er ment å være et nyttig hjelpemiddel for våre medlemmer når de skal forhandle lønn.  

De fleste av oss har normalt en lønnssamtale med vår arbeidsgiver i løpet av året.  Grunnlaget for å be om den årlige lønnssamtalen kan være regulert i en personalhåndbok, i en tariffavtale eller forankret i etablert praksis i virksomheten. Mange har denne samtalen i tilknytning til medarbeidersamtalen.

I statlig sektor er grunnlaget for en årlig lønnssamtale regulert i Hovedtariffavtalens fellesbestemmelse § 3, nr 5. Denne fastsetter: «Arbeidstaker har rett til en årlig samtale om kompetanse, ansvar, lønn og karriereutvikling.».

Kommunal sektor har tilsvarende regulering i HTA § 3.2.2. Etter denne kan arbeidstakeren be om en lønnssamtale med sin arbeidsgiver.

Her finner du lønnsstatistikk og lønnskalkulator

Rammer og forberedelse til lønnssamtale

Arbeidsgiver skal kalle inn til lønnssamtale med tilstrekkelig frist til å gjøre grundige forberedelser, vanligvis en ukes tid.

Samtalen bør finne sted på et egnet tidspunkt. Et råd er å unngå ettermiddagen før en ferie eller i forkant av et viktig møte som krever konsentrasjon.

Det må settes av god nok tid til å utveksle synspunkter. Normalt settes det av minst en time.

Både arbeidsgiver og arbeidstaker bør forberede samtalen på en måte som gir en konstruktiv dialog. En måte å oppnå dette på er å informere i innkallingen om hvilke punkter som vil være aktuelle vurderingstema.

I forberedelsesfasen vil lønnsstatistikken være nyttig. Denne gir nøyaktige tall å forholde seg til som sammenligningsgrunnlag, både når det gjelder sektor, stillingsnivå, eksamensår og generell markedsanalyse.

Innholdet i en lønnssamtale

Hvilke vurderingstema som er aktuelle, vil variere noe med type stilling. I en typisk salgsstilling, vil antall salg og kundekontakter være en nærliggende måleenhet.

I saksbehandlerstillinger er produktivitet og faglig nivå sentralt. Vi ser at denne type stillinger også måles ut fra antall ferdig behandlede saker, bla ved domstolslignende organer og forsikringsbransjen. Effektivitet kan måles i fremdrift, for eksempel i en prosjektlederstilling, eller om man holder fastsatte frister, typisk i et prosjekt eller i forbindelse med en utsendelse.

Andre forhold som bør vurderes, er initiativ og engasjement, både for egen del og ovenfor kunder og kollegaer. Det kan være opplæring og veiledning av nyansatte kolleger.

Et ord som stadig dukker opp her, er proaktivitet – det å være en aktør for utvikling og nye tiltak med en innsats kanskje utover hva som normalt kan forventes. En erfaren leder vil i tillegg vektlegge forhold knyttet til stabil tilstedeværelse og jevn aktivitet, og om arbeidstakeren er lojal og innretter seg etter beslutninger i virksomheten.  I denne sammenheng vil det også være naturlig å se på samarbeidsevner.

I en lønnssamtale vil det være relevant å vurdere om medarbeideren er en positiv bidragsyter til arbeidsmiljøet. Et annet element som normalt vurderes er om arbeidstakeren har hatt kompetansehevning siden sist han eller hun ble vurdert lønnsmessig. Det at man viser interesse for arbeidsoppgavene og tilegner seg ny, aktuell kompetanse, skal telles som positivt i en lønnsmessig sammenheng. Enhver arbeidsgiver bør være takknemlig for den enkeltes ambisjoner og bidrag til virksomhetens utvikling.

Argumentasjon og fremføring av de forskjellige momentene bør med fordel forankres i virksomhetens behov, både nå og fremover.  Dette fremgår gjerne av en strategisk plan eller av virksomhetens handlingsplaner. Med bakgrunn i denne kan den enkelte arbeidstaker og dennes leder i samtalen sette opp en forventet måloppnåelse for arbeidstakeren kommende periode. Oppnår man målene, skal dette vektlegges positivt i lønnsmessig sammenheng.    

Som nevnt innledningsvis, er lønn normalt et begrenset gode. Et forslag kan derfor være at man vurderer andre «frynsegoder» enn rene pengesummer som en del av betalingen for arbeidsinnsatsen man gjør. Det kan være en ekstra ferieuke, bonus for ekstra innsats, økte pensjonsinnskudd, parkeringsplass, fri til trening i arbeidstiden, kompetansehevning eller frukt på arbeidsplassen.

Lønn og samspill i et kontraktsforhold

En forutsetning for å få en grei samtale, er at man opptrer rolig, lytter til det som blir anført, og har en dialog på lik linje med enhver annen faglig samtale.

Samtalen bør baseres på de innspill man har forberedt seg på, gjerne ut fra punktene ovenfor.

Et skriftlig oppsett som kan overleveres arbeidsgiver, vil forenkle dennes jobb og gjøre vurderingene enklere. Her vil man enkelt kunne notere hva man har blitt enig om, noe som igjen kan fungere som et referat. Dette gjør jobben enklere neste gang partene møtes for å diskutere lønn.