Fagartikkel: Økt livskvalitet, arbeidsglede og produktivitet

Ambisjonen min har alltid vært at Juristforbundet sekretariat skal være referansemiljø for andre arbeidsgivere og virksomheter. Vi skal være best på det våre medlemmer og tillitsvalgte krever at deres arbeidsgivere skal være gode på. Det betyr at vi kontinuerlig må jobbe med ledelse, personalpolitikk og arbeidsmiljø. Og det har vi gjort. Systematisk i over ti år. 

For å bli den beste arbeidsplassen, kjennetegnet av høy arbeidsglede og høy produktivitet. Dette arbeidet har vi bygget på forskning og undersøkelser, og det er ingen bomber når det gjelder hva som er riktig medisin for å oppnå de beste rammene for å prestere optimalt. Det handler om tillit, autonomi, fleksibilitet og arbeidsplassutforming. Vår ambisjon har vært og er at vi skal være rollemodeller og blant de beste i klassen.

Fundamentet: Tillit

Fundamentet for å oppnå de beste prestasjonene er tillit. Det handler om å «slippe de ansatte fri». Slik at de kan jobbe når og hvor de har mest energi. Det handler om å stole på dem, gi dem stort handlingsrom, mye ansvar og stor fleksibilitet.

Det handler om å gi ansatte mulighet og verktøy til å oppnå størst mulig livskvalitet. I retur får du som leder og arbeidsgiver høy arbeidsglede, høye prestasjoner og høy grad av lojalitet.

Verktøyet: Livsnavigasjon

For å lykkes har vi jobbet systematisk med det som kalles Livsnavigasjon. Hva er så det? Kort fortalt er det en leder- og personalpolicy som handler om å jobbe der og når du har mest energi, ha best mulig balanse mellom jobben og privatlivet, lite stress og mye autonomi og fleksibilitet.

Livsnavigasjonsmetodikken er utvik­let av Camilla Kring, dansk forsker og forfatter, som også har vært rådgiver for oss underveis.

Gjennom Livsnavigasjonsprog­rammet har ledere og ansatte fått mulighet til å utforme sitt eget arbeidsmønster, basert på sitt individuelle søvnmønster, dvs om de er A- eller B-mennesker. Vi er alle født med en døgnrytme og har vårt eget søvnmønster. Forskningen på kronobiologi er derfor sentral i Livsnavigasjon.

Lever du i takt med din døgnrytme får du best helse og livskvalitet. Og det gir meg som leder og arbeidsgiver anledning til å lage gode rammer for en positiv prestasjonskultur. Og overskudd - både menneskelig og økonomisk.

I praksis kan alle ansatte i Juristforbundets sekretariat jobbe hvor og når de presterer best. Det kan være på kontoret, hjemme, på kafe, på hytta - om kvelden, morgenen, midt på dagen - eller en kombinasjon.

Vi gjennomfører et program for alle ansatte, i form av workshops med følgende tema:

Overblikk: Alle ansatte har registrert ukens 168 timer for seg selv og vurdert om det er dette mønsteret de ønsker å ha. Bruker vi for lite tid på noe som er viktig? Er det noe vi skal gjøre mindre av, mere av, slutte med? Hvordan er balansen mellom jobben og privatlivet?

Fokus: Hvilke mål vi skal sette oss - individuelt, både privat og på jobben? Hva er det vi skal slutte med? «Not to do» er minst like viktig som «to do».

Rytme: Vi har sett på vår individuelle rytme, om vi er A eller B mennesker og når på døgnet vi har mest energi. Hvilke oppgaver krever hvilke omgivelser? Hva betyr det for når og hvor vi bør jobbe? Og når skal vi ha fellesmøter? Det bør passe alle, både A- og B-mennesker.

Ro: Vi har analysert hvilke rom vi har for ro - hvor man kan jobbe uforstyrret. Det kan være hjemme eller på hytta. Eller på kontoret, hele eller deler av dagen. De som ønsker å jobbe uforstyrret på kontoret, plasserer en tøyfrosk på kontordøren. Det betyr at man ikke skal forstyrres – «frog off».

Avgjørende: Fleksibilitet

Noe av det bærende grunnlaget er fleksibiliteten. Alle ansatte har bærbart utstyr etter behov; laptop, iPad og iPhone. Det betyr at de kan jobbe bokstavelig talt hvor som helst.

Det er imidlertid viktig at all jobbing skjer innenfor de rammene vi har å forholde oss til: Det er Juristforbundets behov og tjenestene og tilgjengeligheten for medlemmene og de tillitsvalgte som er hovedoppdraget - og som er det viktigste vi har å forholde oss til. Og selvsagt også gjeldende lover og avtaler.

Innenfor disse rammene er det oppgavene og leveransene som styrer hvor og når det er best å jobbe. Den er den enkeltes søvnmønster – det indre biologiske uret, om man er A-menneske eller B-menneske – sammen med behovet for fellesskap og tilstedeværelse som ligger til grunn for designet av det individuelle arbeidsmønsteret.

Sentralt i vår leder- og personalpolicy står «Grunnloven», hvor de 3 første paragrafer slår fast at all vår lederpraksis og personalpolicy bygger på livsnavigasjon, tillit, autonomi og fleksibilitet.

Vi bruker vanlige digitale verktøy som Teams og Workplace. Workplace er en variant av facebook, og er vår digitale fellesarena for informasjon og kommunikasjon. Allmøtene streames og lagres slik at også de som ikke kunne være til stede også skal få dem med seg. Under korona ble Workplace og Teams avgjørende.

Vi har alle deltatt i et slags VM i hjemmekontorsitting under korona, og overgangen til pålagt hjemmekontor ble ikke så brutal for vår del. Vi håndterte overgangen til hjemmekontorsituasjonen langt bedre enn mange andre, fordi vi allerede hadde jobbet med og trent på fjernarbeid og hjemmekontor.

Tilstedeværelse og fellesskap

Det er viktig å skape nødvendige fellespunkter og være fysisk tilstede på kontoret. Det gjelder de ulike møtene - teammøtene, avdelingsmøtene, lederteammøtene osv - og småpraten rundt kaffemaskinen og i lunsjen. Gode fysiske fellespunkter med kolleger har vært et stort savn i løpet av hjemmekontorperioden og vi trenger uansett å møtes fysisk for å bygge og vedlikeholde det gode arbeidsmiljøet. Vi blir også enda bedre utviklere og innovatører når vi møtes fysisk.

Sist, men ikke minst er informasjonsdelingen – både den mer formelle delingen og småpraten i sofakroker og korridorer – viktig for både leveransene og for miljøet. Og ansatte hos oss både ønsker og foretrekker å bruke mest tid på kontoret sammen med kollegene – fordi det motiverer og beriker på alle måter.

Optimal arbeidsplassutforming

Hvilken arbeidsplassutforming gir de beste rammene for å prestere best? Forholdene rundt oss er avgjørende for hvor produktive vi er når vi jobber. Vi har derfor jevnlig gjennomført arbeidsmønsterundersøkelser i samarbeid med Company Pulse for å finne ut hvilken arbeidsplassutforming som gir best produktivitet.

Undersøkelsene måler arbeidsmønster/-sted (når jobber vi – og hvor: hjemme, på reise, på kontoret, i møter), arbeidsmiljø, arbeidsbelastning og tidstyver/forstyrrelser (støy, avbrytelser og IT-problemer). Dette er for øvrig den samme undersøkelsen vi har gjennomført blant våre yrkesaktive medlemmer.

For en tid tilbake utvidet vi og bygde om kontorene våre på Juristenes Hus. Da brukte vi denne undersøkelsen til å finne ut hvilken arbeidsplassutforming som gav de beste arbeidsvilkårene. Det var i all hovedsak enekontorer. (Vi har sluttet å bruke begrepet «cellekontor», det gir helt feil assosiasjoner og er et gammeldags og uanvendelig begrep..). Så i våre lokaler er det nå hovedsakelig enekontorer. Hovedpoenget er skjerming, som oppnås både på enekontor og hjemmekontor

Resultater og effekter 

I løpet av disse årene har vi erfart en rekke positive effekter. Oppsum­mert er disse de viktigste:

Økt produktivitet: I løpet av den første tiden fikk vi til utvidelse av aktivitetene, etablering av nye tilbud og håndtering av flere saker uten bemanningsøkning. Dette var i tillegg i en periode med intern omstilling. I 2017 startet vi med kartlegging i samarbeid med Company Pulse. I 2020-undersøkelsen viste resultatene at vi faktisk jobbet litt mindre enn før, men fikk mere gjort. Vi hadde videre bevisst jobbet med å redusere antall møter og møtetiden pr møte, og de fleste møtene opplevdes nå som effektive. Vi hadde også langt færre avbrytelser og støy, og langt flere var ajour med arbeidet.

Økt motivasjon, arbeidsglede og medarbeidertilfredshet: Høy arbeidsglede har en svært positiv effekt på prestasjoner. Bedriftslegen, som undersøker alle ansatte jevnlig, både fysisk og hvordan de har det på jobb, konkluderte i 2019 med at det fysiske og psykososiale arbeidsmiljøet var svært godt. Spesielt ble friheten, fleksibiliteten og balansen de ansatte opplever fremhevet. I februar 2020 ble vi sertifisert som Great Place To Work. Dette er en anerkjent internasjonal aktør som måler og evaluerer arbeidsmiljø, medarbeidertilfredshet, tillit, stolthet og fellesskap. Dette var første gangen vi prøvde og vi lå tett opp til de beste i vår klasse og langt over gjennomsnitt for norske bedrifter.

Økt myndiggjøring: Vi erfarte også at ansvar og beslutninger etter hvert ble tatt lenger ned i organisasjonen, hos den som satt nærmest saken/problemet. Færre saker gikk til ledelsen for beslutning, og samtidig ble den positive selvtilliten hos den enkelte forsterket.

Økt innovasjon og kreativitet: Innovasjonen og kreativiteten økte også i løpet av kort tid. Det kom flere ideer og vi brukte mindre tid fra ideen oppstod til den ble utviklet og levert som en tjeneste eller et produkt. 

Økt attraktivitet: Livsnavigasjon har også blitt et viktig rekrutteringsverktøy. Vi opplever at vi har fått økt attraktivitet som arbeidsgiver, og har også sett eksempler på at livsnavigasjonspolicyen har vært viktigere enn lønn.

Fellesprosjekt

Tiltak og effekter i arbeidsmiljøsammenheng er ofte sammensatte og samvirkende. Det er likevel uten tvil livsnavigasjonen og systematisk jobbing med ledelse, tillit, autonomi, fleksibilitet og arbeidsplassutforming som har hatt størst betydning for de positive resultatene og effektene.

Omleggingen har vært og er et dugnadsprosjekt, hvor alle ansatte har vært svært aktive og dedikerte hele veien. Prosessen har vært forankret i ledergruppa og i SAMU – vårt Samarbeids- og arbeidsmiljøutvalg, hvor tillitsvalgte, verneombud, HR-rådgiver og jeg sitter. Leder­gruppas innsats og samarbeidet i og med SAMU har vært avgjørende for å implementere og vedlikeholde livsnavigasjonspolicyen.

Skal vi lykkes i å rekruttere og beholde de mest attraktive arbeidstakerne i fremtiden, er vi helt avhengige av å være blant de beste i klassen når det gjelder arbeidsforhold og arbeidsmiljø.