Utfordringer ved faktaundersøkelser

Ved konflikt på arbeidsplassen har arbeidsgiverrett og plikt etter arbeidsmiljølovens regler til å sette i verktiltak for å klarlegge den konflikten som har oppstått. En faktaundersøkelsekan være et nyttig hjelpemiddel som en del av denne konflikthåndtering.Faktaundersøkelse er en metode for å få frem og dokumentere de faktiskeforhold i en arbeidsmiljøsak der det foreligger klager eller varselpå arbeidermiljøet. En faktaundersøker skal deretter, med utgangspunkti de faktiske forhold, vurdere om de eventuelt sannsynliggjortehandlinger og situasjoner er å anse som brudd på arbeidsmiljølovenog/eller arbeidslivets ulovfestede spilleregler.

I denne artikkelen vil vi kort nevnehva metoden faktaundersøkelse er, samt peke på noen av de utfordringervi har erfart gjennom vårt arbeid hvor metoden har vært benyttet.

Hvagår metoden ut på:

Formålet med en faktaundersøkelse erå kartlegge de faktiske forholdene i en arbeidskonflikt. En faktaundersøkelsebaserer seg i stor grad på intervjuer med de involverte parter,vitner eller andre som besitter relevant informasjon i saken. Skriftligeeller elektroniske dokumenter kan også fremlegges og brukes somunderlagsmaterialet i den grad dette bidrar til å klarlegge faktum.Det følger av aml. § 2 – 3 at arbeidstakere plikter å delta i slikeundersøkelser.

Juristforbundet er enig i at metodenvil kunne være et godt redskap både for arbeidsgiver og arbeidstakerfor å komme til bunns i vanskelige saker. Samtidig kan det værenoen utfordringer ved bruk av denne metoden som man bør vær klarover.

Forsvarligsaksbehandling

For å gjennomføre en realistisk faktaundersøkelsestilles det krav til god og forsvarlig saksbehandling. Undersøkelsenmå gjennomføres på en slik måte at rettssikkerheten til alle impliserteivaretas fullt ut. I så måte er det avgjørende at de som gjennomføreren faktaundersøkelse har kompetanse til å gjennomføre en slik undersøkelse,og at de arbeider fullt ut kontradiktorisk. Kravet til kontradiksjonpå et hvert trinn innebærer at vedkommende blir forelagt den informasjoni saken som måtte omhandle en selv og at en gis anledning til åkomme med kommentarer eller korrigerende opplysninger som følgerav rapporten. Dette er viktig for hvilken troverdighet rapportenvil ha i ettertid.

Dessverre har vi opplevd at arbeidsgivere,med hjelp av eksterne aktører, har valgt å gjennomføre «faktaundersøkelse»uten å sikre kontradiksjon. I et spesielt tilfelle hvor det forelåpåstander om kritikkverdig opptreden av en leder, hyret arbeidsgiverinn et advokatfirma som satte i gang en undersøkelse. Advokateneintervjuet kun de arbeidstakerne som hadde fremsatt negative påstandermot lederen, men unnlot å intervjue lederen. Følgelig kom rapportenog dens innhold meget overraskende på lederen. Nevnte prosess ivaretokikke de rettssikkerhetsprinsipper som skal foreligge ved en faktaundersøkelse.

Tillitog habilitet

Det er et strengt habilitetskrav tilde som skal gjennomføre faktaundersøkelsen. Dette er avgjørendefor at de involverte skal oppleve prosessen som riktig.

Habilitetsutfordringene gjør seg særliggjeldende hvis en faktaundersøkelse skal gjennomføres med interneressurser, f.eks. egne HR-ressurser. Vår anbefaling er at hvis sakensalvorlighetsgrad tilsier at det skal gjennomføres en faktaundersøkelse,så bør arbeidsgiver benytte seg av ekstern bistand. Videre er detet generelt råd at det benyttes konsulenter som er skolerte. Deter flere aktører på markedet som tilbyr å gjennomføre faktaundersøkelser.Det blir stadig flere, og ikke alle innehar nødvendig kunnskap ogkompetanse til å gjennomføre tilfredsstillende undersøkelser.

I kartleggingssamtaler med den enkelteer det viktig at faktaundersøkerne opptrer på en slik måte at detskapes tillit. For å skape tillit må faktaundersøkerne opptre nøytralt.Deres egne moralske betraktninger eller vurderinger skal ikke påvirkeprosessen. Vi har erfart at intervjuobjekter, uavhengig av hverandre,ga tilbakemelding til de tillitsvalgte og arbeidsgiver om at faktaundersøkernehadde opptrådt uhøflig og arrogant, og at faktaundersøkerne haddefremsatt påstander om intervjuobjektene som de selv ikke kjenteseg igjen i.

Rapporten bidro i dette tilfellet tilen eskalering av konflikten.

Referatog rapport

Det bør skrives referat fra intervjuenesom gjengir hovedpunkter fra samtalen. For å sikre at faktaundersøkernehar oppfattet intervjuobjektet korrekt, er det god praksis at referatetferdigstilles og undertegnes av intervjuobjektet før samtalen avsluttes.En faktaundersøker må vurdere om det er nødvendig med ytterligeresamtaler med en eller flere av de impliserte, eller andre vitnersom kan bidra til å oppklare faktum.

Når faktainnhenting er ferdig, utferdigesdet en rapport hvor det kartlagte faktum vurderes opp mot arbeidsmiljølovensregler og eventuelle interne retningslinjer. De involverte partenesansvar må vurderes opp mot deres roller i arbeidsmiljøet. Rapportenvil inneholde en sammensatt juridisk vurdering, på et nivå som børforetas av en jurist.

I mange tilfeller inneholder faktaundersøkelsenkun en konklusjon om hvorvidt det foreligger kritikkverdige forholdeller ikke. Undersøkelsen inneholder ikke alltid konkrete råd omtiltak som arbeidsgiver bør iverksette. Tiltakene fastsettes daetter at rapporten er blitt gjort kjent for de involverte parter.

Å gjennomføre en faktaundersøkelse kani seg selv være en utfordring forarbeidsmiljøet. Det er viktig atarbeidsgiver er dette bevisst, og gjennom tiltak søker å normaliserearbeidsmiljøet etter at kartleggingen er avsluttet.

Oppsummert

En faktaundersøkelse er en god metodenår påstander i et varsel eller klage skal undersøkes nærmere. Våranbefaling er at de involverte er beviste på de juridiske utfordringersom i denne artikkelen har skissert, og at det også er fokus pådet arbeidet som skal gjøres i etterkant for å normalisere arbeidsmiljøet.