Oppfordrer til å møte godt forberedt til forhandlinger med andre kulturer

Jochen Luksch jobber for selskapet Egger Philips i Sveits som leverer konsulenttjenester innen forhandling. Selskapet er den eneste lisensierte partneren til Harvard i Europa. Han holdt et foredrag hvor han snakket om at kulturelle forskjeller fører til forskjellige oppfatninger. Hans regler for når man forhandler med aktører fra forskjellige kulturer er at man for det første skal finne ut av hvilke oppfatninger den du forhandler med står for. Deretter skal man identifisere felles holdninger, slik at man kan bruke dem som en felles plattform. Og ikke minst skal man respektere motpartens holdninger.

Han forteller videre at forberedelser er viktige og at det er noen enkle punkter man bør tenke gjennom før man går i forhandlinger med en motpart fra en annen kultur. Hvordan ser jeg situasjonen?, fra hvilken kultur kommer den andre parten?, hvordan ser de situasjonen og historien rundt?, hvilke spørsmål burde jeg stille dem for å forstå deres oppfatninger?, hvem vil være den beste å utføre en forhandling for oss?, kanskje noen som har vært i landet?, hva er rett sted og rett tidspunkt for en forhandling?

Joel Lee er jusprofessor ved fakultetet i Singapore. Han starter foredraget med å snakke et språk ingen i salen forstår, for å gi et eksempel på hvordan man kan bli satt utenfor sin egen komfortsone om noen gjør noe du ikke forventer.

– Når vi som advokater hilser på hverandre, våre klienter og andre så er det kun de ytre kodene du ser. Du har ingen peiling på hva som foregår inne i hodet på den andre. Forskjellige kulturer har forskjellige måter å vise sin posisjon i hierarkiet på og hierarkiene er forskjellige. Noen har et strengt hierarki andre en flatere struktur. En som sitter høyt oppe i hierarkiet er langt mer direkte når han snakker nedover mens enn en person som er lavere i hierarkiet vil kommunisere på en mer ydmyk måte når han snakker til noen oppe i hierarkiet, forklarer Lee.

I forhandlinger forholder vi oss til hverandres posisjon i et hierarki og dermed også vår egen komfortsone. Vi kan lett ble satt ut av denne sonen dersom noen bryter de uskrevne lovene.

Tre ulike kulturer

Aaron R. Harmon underviser ved College of Law Quatar University, Lawyering Skills Program. Han understreker viktigheten av å vite hvilken kultur man forholder seg til når man skal forhandle med partnere fra andre land. Grovt sett deler han opp de forskjellige kulturene i tre deler: ære, verdighet og det å tape/ikke tape ansikt. I tillegg er det er viktig å forholde seg til alder, kjønn, utdanning, økonomi, kjennskap til ander kulturer, subkulturellbakgrunn og om vedkommende er liberal eller konservativ i sin tankegang. Andre elementer han trekker fram er økonomi, folketetthet og hvor sterk det juridiske systemet er i det landet vedkommende kommer fra. Alle disse elementene er det i følge Harmon viktig å ha med som informasjon, da de har betydning både for hvordan man skal forholde seg til vedkommende og for å forstå sin motpart.

Verdighetskultur er i følge Aaron den kulturen vi som vestlige befinner oss i, hvor vi blant annet verdsetter selvstendighet og individuell evne til å ta avgjørelser.

Kulturer hvor det gjelder å ikke miste ansikt finner man mye i Øst og Sørøst Asia. Den går blant annet ut på å verdsette tradisjonelle sosiale hierarkier og at når noe er vel etablert er det ikke lett å forandre på det.

I æreskulturer er relasjoner viktigere enn i vestlig kultur. Vi går ofte rett på saken, tid er penger mens man i æreskulturer må bygge opp relasjonene før man starter en forhandling. Om man ikke bygger opp denne tilliten er man en trussel. Man er en person som kanskje ikke kan stoles på. Den inneholder også elementer av begge overnevnte kulturer sammen med at gjestfrihet, familie, frykt for å bli utnyttet, å fremstå sterk og å ikke bli respektert er andre elementer som er viktige for æreskultur.

Å lytte

God kommunikasjon er nøkkelen i en forhandlingsprosess. Under en forhandling blir det å snakke sett på som en aktiv rolle og det å lytte sett på som passivt. Men man bør ikke forhaste seg med å prate tidlig i en forhandling. Å lytte kan ofte lede deg til en løsning, forteller Dr. Susan Stokeld fra University of Aberdeen.

Hun sier videre at det ikke er nok å formidle et budskap, man må også se til at det blir forstått. God kommunikasjon i en forhandling er ofte ikke basert på hva du sier, men hvordan du sier det. Stokeld fremhever betydningen av effektiv lytting og mener evnen til å være en god lytter er det viktigste man kan utvikle for å bli en god forhandler.

Stokeld sier det finnes tre hovednøkler til å utvikle seg til å bli en god lytter. Man må være motivert og være til dels passiv for å få bedre forståelse med motparten, man må være objektiv og prøve å forstå hensikter og motiv som ligger bak det motpartens sier. Til slutt mener hun man må være oppmerksom på ikke-verbale koder: Hvordan er kroppsspråket til den du forhandler med? Mener hun/han det som vedkommende verbalt kommuniserer?

Regnskapsfører Graham Massie ved Center for Effective Dispute Resolutions er forhandler og jobber med forhandlinger innen næringslivet. Han jobber ofte med avtaler som dreier seg om store summer, men underviser også i forhandlingsteknikk. Han mener at for mange som driver med forhandlinger ikke er flinke til å forholde seg til tall. Hans råd er å ikke være redd for tallene, å bruke tid på å finne ut hvor langt motparten vil strekke seg, øve mye på hvordan du skal framføre dine forslag og hvordan du skal møte din motpart i deres forslag og å bruke presentasjon som et verktøy. Han sier at det å forhandle er å påvirke, og at man derfor må jobbe mye med å formidle budskapet slik at motparten skjønner hva man vil.