Medarbeidersamtale

Vi vil i denne artikkelen gi noen rådfor gjennomføringen av medarbeider- og utviklingssamtalen.

Tillit, fortrolighet og opplevelse avå møtes med like forutsetninger er avgjørende for å få en meningsfyltmedarbeidersamtale. I denne sammenheng er det viktig at rammenefor samtalen oppleves trygge. Dette gjøres blant annet ved at arbeidstakerkalles inn til medarbeidersamtale jevnlig – normalt en gang i året.Innkallingen sendes så tidlig at begge parter får mulighet til åforberede seg. Det skal settes av tilstrekkelig tid til samtalen.Erfaringsvis er rundt en time nødvendig. Det er videre et genereltråd at samtalen bør avholdes på et nøytralt sted, for eksempel etmøterom.

Innholdi samtalen – skjema

Som nevnt innledningsvis, er det ulikpraksis for hvordan medarbeidersamtaler gjennomføres. Enkelte brukeret standardskjema, som kan benyttes til både forberedelser, gjennomføringog oppfølgning etter samtalen. Standardskjemaene er ikke tilpassetden enkeltes arbeidsplass og mange opplever seg bundet til skjemaet.Det kan derfor være et godt alternativ heller å gjennomføre en fortroligsamtale mellom partene, slik at emnene som tas opp tilpasses denenkelte.

Arbeidsgiver leder samtalen. Det erav sentral betydning at arbeidsgiver kjenner faktum og har forberedtseg med utgangspunkt i hva som skal behandles i samtalen. Et genereltråd til arbeidsgiver er å stille åpne spørsmål, samt å være en aktivlytter. Det er arbeidsgivers ansvar å sørge for en oppsummering,og kanskje også en oppmuntring når samtalen er ferdig.

Medarbeidersamtalensfokusområder

En standard medarbeidersamtale har firefokusområder. Disse er trivsel, arbeidsoppgaver, utvikling og tilbakemelding.Under temaet knyttet til trivsel inngår samarbeidet med kolleger,forholdet til ledere, kontormiljøet og andre forhold som påvirkerarbeidshverdagen. For eksempel kan det avklares om arbeidstakerhar behov for tilrettelegging på arbeidsplassen. Det er videre etgodt råd å ha fokus på positive forhold som bidrar til trivsel.Arbeidsoppgaver betyr samtale og evaluering av det som er utførti året som har gått, samt målsetting for det som skal gjøres i åretsom kommer. Denne delen av samtalen dreier seg om personlig innsats,innholdet og tilfredshet med oppgaver, effektivitet og faglig kompetanse.

Punktet om utvikling knytter seg tilkompetanseoppbygging og nye innsats- og ansvarsområder. Dette måsees i sammenheng med virksomhetens behov, ressurser og muligheter,samt arbeidstakerens motivasjon og kompetanse. Tema rundt tilbakemeldingerer erfaringsvis det som skaper størst utfordringer for lederen.Utgangspunktet er at samtalen skal gjennomføres i fortrolighet.Dette skapes best med en positiv tone og atmosfære. En leder børimidlertid gi nødvendig veiledning og korrigerende tilbakemeldinger.Oppleves dette å være for krevende, kan det være en idé å ha enegen samtale hvor de negative forholdene behandles, for deretterå ha en medarbeidersamtale på et bredere grunnlag.

Lønnsom tema i medarbeidersamtale

Det varierer om lønn gjøres til temai medarbeidersamtalen. Det kan være praktisk å ha med lønn som tema,og kan være en naturlig oppfølgning av gjennomgangen ovenfor. Dersomlønn bringes inn, bør det spesifiseres som eget punkt, og da gjerneavslutningsvis. Tema rundt lønn er knyttet til partenes forventningersom følge av blant annet kriterier som innsats, ansvar, kompetansehevingog utvikling.

Hovedtariffavtalene i offentlig sektorgir arbeidstaker rett til å kreve en årlig lønnssamtale med nærmesteleder, jf. Hovedtariffavtalen i staten § 3 eller tilsvarende forHovedtariffavtalen i KS kap. 3 pkt. 3.2.2.

Avslutningsvis vil vi råde hver enkelttil å notere arbeidserfaringer og relevante punkter gjennom året,slik at man har et bredt, faktisk grunnlag å bygge på når medarbeider-og utviklingssamtalen skal gjennomføres.