10 praktiske råd og tips for bruk av hjemmekontor

Juristforbundet har gjennomført en medlemsundersøkelse knyttet til koronasituasjonen. I fritekstfeltene var det flere av medlemmene som meldte om utfordringer og behov ved bruk av hjemmekontor. Med bakgrunn i disse kommentarene, har vi funnet frem til 10 gode råd til arbeidstakere og arbeidsgivere med ansatte som benytter hjemmekontor.

Juristforbundet har tidligere skrevet en artikkel om praktiske og rettslige problemstillinger på hjemmekontor. I artikkelen skrev vi blant annet om de rettslige rammene for bruken av hjemmekontor.

Det finnes en egen forskrift om arbeid som utføres i arbeidstakerens hjem, men denne kommer ikke til anvendelse når hjemmekontorordningen er en midlertidig løsning. Den vil derfor ikke gjelde for de arbeidstakerne som er pålagt hjemmekontor på grunn av smittesituasjonen i samfunnet.

Hvis hjemmekontorordningen blir mer permanent og varig vil forskriften komme til anvendelse med særskilte plikter for arbeidsgiver. Vi går ikke nærmere inn på forskriften i denne artikkelen.

1. Tekniske løsninger

Juristforbundet har fått flere henvendelser om manglende eller dårlige tekniske løsninger som gjør det vanskelig å utføre arbeidet på hjemmekontor.

Først og fremst er det mange som spør om arbeidsgivers plikt til å dekke utgifter til bredbånd. Vi skrev også om dette i denne artikkelen. Rett til dekning av bredbåndskostnader følger av eventuell avtale med arbeidsgiver. Arbeidstakere som ikke har en slik avtale, vil i utgangspunktet ikke ha rett til å få dekket utgifter til bredbånd.

Dette kan stille seg annerledes dersom arbeidstakeren har utlegg og vil lide økonomisk tap som følge av hjemmekontorsituasjonen.

Juristforbundet mener det er rimelig at arbeidsgiver sørger for at hjemmekontoret fungerer så optimalt som mulig for de ansatte og derav også dekker de kostnader som oppstår. Bredbånd er for de aller fleste en forutsetning for å få gjort jobben og således et nødvendig arbeidsverktøy. Det er da nærliggende at arbeidsgiver dekker slike kostnader.

Enkelte arbeidstakere har ikke jobbtelefon som kan tas med hjem, og må derfor bruke sin private telefon ved arbeid på hjemmekontor.

Det er av ulike grunner ikke alltid ønskelig at kunder/klienter eller andre skal få privat kontaktinformasjon. Dette kan løses ved at de ansatte bruker «skjult nummer» i jobbsammenheng, eller alternativt ved at arbeidsgiver låner ut jobbtelefoner til de ansatte som er i behov av dette.

Utgifter ved bruk av privat telefon i jobbsammenheng bør, ut fra rimelighetshensyn, dekkes av arbeidsgiver. 

2. Arbeidsmiljø

I vår medlemsundersøkelse var det klare tilbakemeldinger om at mange savner det faglige arbeidsmiljøet og sosiale arenaer på arbeidsplassen. Enkelte nevner at de har behov for kreative og uformelle møteplasser selv om de jobber fra hjemmekontor.

Når situasjonen er slik at svært mange fremdeles har og kommer til å ha hjemmekontor på ubestemt tid, medfører dette at de sosiale møteplassene uteblir. Dialogen på nettet blir ikke den sammen, og det kan være vanskelig å få kreative og uformelle diskusjoner. 

Arbeidsgiver har etter arbeidsmiljøloven en plikt til å sørge for et forsvarlig arbeidsmiljø. I § 4-3 stilles det blant annet krav til at arbeidsgiver skal sørge for å gi mulighet for kontakt og kommunikasjon for arbeidstakerne.

Et råd til arbeidsgiver, og de ansatte, er at man tar initiativ til ulike sosiale arrangementer.

Dette kan være kaffepause, felles lunsj, quiz, vinlotteri eller lønningspils. Dette kan være enten elektronisk eller at man møtes fysisk dersom det er mulig.  Dette vil være positivt for arbeidsmiljøet.

3. Ledelse og samhandling

I medlemsundersøkelsen var det flere som påpekte at det var forskjellige erfaringer med oppfølging fra leder når man jobber fra hjemmekontor. Enkelte uttrykte frustrasjon over manglende tillit fra ledelsen til at jobben ble godt nok utført på hjemmekontoret.

Juristforbundet er av den oppfatning at jevnlig kontakt mellom ledelse og ansatte i mange situasjoner vil være hensiktsmessig, blant annet for å bedre samhandlingen, informasjonsflyten og motivasjonen.

Dette vil også øke tilliten til at arbeidsoppgavene blir utført på en god måte. Kontakten kan skje i ulike former og forum som møter på Teams, e-post, telefon og SMS. 

Hjemmekontor krever ofte at man må utføre arbeidsprosessene på en annen måte. Samhandling og prosjektarbeid med kollegaer må i stor grad gjøres via elektronisk kontakt. Dette krever at man har de tekniske hjelpemidlene som trengs.

I tillegg må man ha forståelse for at Teams og andre samhandlingsverktøy er nytt for mange, og at det kan ta tid før man er komfortabel med å bruke disse. Gode rutiner og informasjon vil derfor kunne være nyttig.

4. HMS og fysisk aktivitet

Mangel på plass og begrenset tilgang til ergonomisk kontorutstyr, medfører for noen vond rygg, stiv nakke osv. For arbeidsgivere kan det være vanskelig å få tilrettelagt godt nok for å motvirke slike plager.

Det som er viktig for mange er en påminnelse om at man bør bevege seg jevnlig.

Oppmuntring til bevegelse i arbeidstiden, og innføring av trening i arbeidstiden, kan være effektive tiltak.

I tillegg bør arbeidsgiver oppmuntre til, og eventuelt sørge for, hjemkjøring av ergonomisk utstyr fra arbeidsplassen for de som trenger dette.

5. Skillet mellom jobb og fritid

Det er en kjent erfaring at skillet mellom jobb og fritid blir uklart når arbeidet utføres fra hjemmekontor.

Den enkelte bør sørge for å ha gode rutiner for når man er «på jobb» og når man har fritid.

Ledelsen har en viktig rolle og bør tydelig kommunisere til sine medarbeidere at det ikke er en forventning om at de skal være tilgjengelig døgnet rundt.

6. Tilgang til rettskilder og litteratur

Noen av våre medlemmer melder tilbake i undersøkelsen at det er en utfordring med tilgang til relevante rettskilder og litteratur. Dersom det finnes gode digitale løsninger, som for eksempel Lovdata, Rettsdata og tilsvarende, lar dette seg løse ved å tegne abonnement. Digitale abonnementsordninger tegnes normalt på årsbasis og er relativt kostbare, men til gjengjeld kan de benyttes ubegrenset, de er fleksible og kan brukes av flere.

Når det gjelder juridisk litteratur i bokform, vil det være en utfordring om flere ved samme kontor ønsker å ha disse fast tilgjengelig på hjemmekontor. Det kan la seg løse ved at man kjøper inn flere bøker. Låneordninger fra biblioteket er også mulig.  

Behov for kontorrekvisita og utskrifter vil være et praktisk problem fra hjemmekontor, særlig dersom en må sende brev eller annen dokumentasjon. Som følge av stengningen for koronakrisen, er det mange etater som har lagt om praksis og blitt mer digitale.

For de virksomhetene hvor en digital løsning ikke har vært mulig, står en igjen med alternativet om jevnlig å jobbe fra kontoret, eller at det kjøpes inn skriver og annet rekvisita som den enkelte er i behov av.

7. Tilrettelegging og hjemmekontor

En av utfordringene med hjemmekontor som tidlig ble meldt inn, var manglende tilrettelegging. Dette viste seg å være et behov både for de som hadde tilrettelegging på kontorplassen allerede, og for de som fikk et behov etter hvert som kontoret ble flyttet hjem.

De gjentagende behovene som ble meldt inn til oss, var tilpasset stol og kontorpult, skjerm og spesialutstyr.

For noen har det latt seg løse ved at de fikk hentet utstyr hjem, som for eksempel stol og skjerm. For noen var det behov for spesialtilpasset transport, som virksomheten har dekket. For de som ikke har hatt mulighet til få tilstrekkelig tilpasset utstyr hjemme, er det mulig å søke om adgang til å arbeide fra kontoret.

Når det gjelder rettigheter og plikter ved tilrettelegging, følger dette av arbeidsmiljølovens § 4-6, samt tilpassende regler i folketrygdloven. Særlig viktig her er folketrygdlovens § 8-8 som regulerer arbeidstakerens medvirkningsplikt. Disse to bestemmelsene vil normalt anvendes i sammenheng. Av arbeidsmiljølovens § 4-6 nr. 1 fremgår:

«Hvis en arbeidstaker har fått redusert arbeidsevne som følge av ulykke, sykdom, slitasje e.l., skal arbeidsgiver, så langt det er mulig, iverksette nødvendige tiltak for at arbeidstaker skal kunne beholde eller et passende arbeid. Arbeidstaker skal fortrinnsvis gis anledning til å fortsette i sitt vanlige arbeide, eventuelt etter særskilt tilrettelegging av arbeidet eller arbeidstiden, endringer i arbeidsutstyr, gjennomgått arbeidsrettede tiltak e.l.».

Loven gir sentrale rettigheter, men har også en viktig begrensning, da den fastsetter at de målrettede tiltakene, skal iverksettes «så langt det er mulig». Det innebærer at det vil være en grense for hvor langt arbeidsgivers tilretteleggingsplikt strekker seg. Dette må vurderes konkret, blant annet sett hen til virksomhetens størrelse, tiltakets art, varighet, allerede iverksatte tiltak, kostnader mv.

Et vanlig tiltak vil være «hev/senk» pult, regulerbar kontorstol, og teknisk utstyr som skjerm og tastatur. Disse tiltakene kan også være aktuelle for et hjemmekontor. Dette gjelder særlig dersom perioden en blir pålagt å jobbe hjemmefra blir mer langvarig, og det ikke er mulig å flytte utstyret på en forsvarlig måte fra kontoret til hjemmekontoret.

8. Ansettelsesforhold for midlertidige ansatte og nyansatte

I vår medlemsundersøkelse fikk vi tilbakemeldinger om utfordringer med ansettelsesforholdet når man har hjemmekontor og mister den daglige kontakten med arbeidsmiljøet.

For de med midlertidige stillinger medfører arbeidshverdagen med hjemmekontor utfordringer med opplæring, daglig kontakt, tilpasning til arbeidsmiljøet og mindre tett dialog med leder. En reansettelse vil gjerne bli vurdert ut fra arbeidsprestasjoner, erfaringer og relasjoner i den midlertidige ansettelsesperioden. Ansatte med midlertidige kontrakter kan derfor være ekstra utsatt ved utvidet bruk av hjemmekontor.  

Ved nyansettelser vil det fort bli tyngre å få opplæring når man ikke sitter fysisk samme sted som ledere og arbeidskolleger. Dette gjelder særlig opplæring i tekniske plattformer og faglige prosesser. En nyansatt vil nok heller ikke få samme flyt inn i et arbeidsmiljø når man ikke sitter sammen i et kontorlokale, som for eksempel i kaffepauser og under lunsjen.

En oppfordring her kan være at en har fysiske treff for de nyansatte ved at man er på kontoret samtidig, eller at man finner treffpunkter for opplæring, lunsj og fredagskaffe, både fysisk og digitalt.

9. Personvern, taushetsplikt og sikker kommunikasjon på hjemmekontoret

Regler om taushetsplikt og behandling av personopplysninger vil gjelde tilsvarende på hjemmekontoret. Den enkelte arbeidstaker må på vanlig måte sørge for å ivareta taushetsplikten og forsvarlig behandling av personopplysninger.

Dette innebærer at arbeidstakeren selv må sørge for å oppbevare dokumenter forsvarlig slik at utenforstående eller andre i husstanden ikke får tilgang til disse. Juristforbundet har skrevet mer om behandling av personopplysninger på hjemmekontor i denne artikkelen.

Dersom man benytter hjemmekontor over en lengre perioden, er det et tips at virksomheten har en jevnlig påminnelse om personvern, taushetsplikt og sikker kommunikasjon for sine ansatte. Dette kan gjøres ved tester, opplæringsmoduler eller tema på internopplæringen.

10. Bruk av hjemmekontor fremover

Det var flere av Juristforbundets medlemmer som meldte inn at arbeidssituasjonen med hjemmekontor ikke fungerte optimalt, men med utgangspunkt i smittevernhensyn var det nødvendig med samfunnsmessige begrensninger på bevegelse og omgang. Medlemmene har lojalt innrettet seg etter dette, og bidratt på best mulig måte.

I tilbakemeldinger til oss har vi fått inntrykk av at lederne gjorde det beste ut av situasjonen. Enkelte medlemmer meldte tilbake at de hadde hatt lange arbeidsdager med mye å gjøre, samtidig som andre meldte at de fikk gjort mer hjemme, da det var mindre forstyrrelser.

Etter en periode med hjemmekontor, har de fleste innarbeidet en struktur som gir gode arbeidsrutiner. 

Perioden med utstrakt bruk av hjemmekontor har gitt både ledere og arbeidstakere nyttig erfaring. Den enkelte virksomhet vil kunne bruke denne erfaringen når de skal vurdere bruken av hjemmekontor fremover.

Innspill som bør vurderes i denne sammenheng er tilstedeværende ledelse, arbeidsmiljø, god tilrettelegging og funksjonelle tekniske løsninger. Gode ordninger for hjemmekontor vil gi nye muligheter for å utføre arbeide hjemmefra i særskilte situasjoner, som for eksempel ved syke barn, tilpasning ved feriefravær og bedre muligheter for kveldsarbeid.

For det tilfellet at arbeidslivet blir mer fleksibelt ved arbeide fra hjemmet og andre steder, bør dagens forskrift gjennomgås og tilpasses de nye arbeidsformene.

Oppsummert er vårt inntrykk at arbeidslivet har høstet nyttige erfaringer som vi vil ta med oss fremover.